Die Digitalisierung der Immobilienbranche schreitet voran
Wir schreiben das Jahr 2021, dennoch verknüpfen noch nicht viele Menschen den Begriff „Immobilienbranche“ mit den Attributen „digital“ oder „unkompliziert“. Eigentümer und Immobilienverwalter sind in der Regel älter als 40 Jahre alt und haben den Schritt, auch ihre Wohnungs- und Hausangelegenheiten ins digitale Zeitalter zu rücken, oft noch nicht gemacht. Papier-Dokumente, Belegprüfung durch Vermögensverwalter, Handschlag, physische Schlüsselübergabe. Die alte Schule, manchmal mit Mehrarbeit, aber eben bewährt. Insbesondere in Zeiten der Pandemie und der einhergehenden sozialen Distanz ist sie jedoch schwieriger umzusetzen, als zuvor. Die Covid-19-Pandemie ist aber nicht Grund für die innerhalb der letzten Jahre angestoßenen Digitalisierung innerhalb der Branche, sondern viel mehr ein trauriger Fingerzeig der Natur, welcher aufzeigt, wo die bisherige Handhabung im Vergleich zu längst digitalisierten Sektoren wie dem Bankenwesen oder dem Hochschulwesen schnell an ihre Grenzen stößt. Heuer ist Experten-Konsens: So viele Prozesse wie möglich sollten online möglich gemacht werden. Damit einher gehen bei ersten zu beobachtenden Erfolgsmodellen Aspekte wie Arbeitserleichterung oder Effizienzsteigerung. Was auch nicht unterschätzt werden sollte: Durch die Gewöhnung an digitale Tools wächst der Anspruch der Kunden an Möglichkeiten zur digitalen Abwicklung.
„Beim Thema Digitalisierung sind kurze Entscheidungswege und auch ein bisschen Mut gefragt.“
Guido Krüger, Geschäftsführer Kfh Immobilien Management GmbH
Ein Beispiel für ein solches Erfolgsmodell ist die Gottschling Immobilien GmbH. Die 2006 gegründete, stetig expandierende Firma mit Sitz in Essen sowie elf Mitarbeitern deutschlandweit und rund 12.000 verwalteten Einheiten hat bereits 2011 die von UTS innovative Softwaresysteme GmbH erstellte Immobilienverwaltungssoftware KARTHAGO installiert. 2019 folgte die Einführung des Rechnungsimports per automatischer Texterkennung aus eingescannten Papierdokumenten. Fanden früher noch viele Wechsel zwischen Papierdokument und Computerbildschirm (z.B. händische Registrierung der eingegangenen Rechnung via Stempel, dann Prüfung in der Buchhaltung im Rechnungsbuch der Immobilienverwaltungssoftware) statt, gibt es heute automatisierte und digitale Wege, welche vor allem Mitarbeitern die Arbeit erheblich erleichtern. kfz-Geschäftsführer Guido Krüger findet: „Beim Thema Digitalisierung sind kurze Entscheidungswege und auch ein bisschen Mut gefragt.“ Dieser Mut zahlt sich anscheinend aus. Er führt aus: „Nach intensiven Gesprächen über die neuen Workflows hat die Einführung des Digitalisierungsprojekts auf breiter Ebene zu Akzeptanz in unserem Unternehmen geführt. Der Mehrwert der effizienteren Abwicklung kommt natürlich auch bei unseren Kunden an.“ Ein Beispiel für die Effizienz und gewonnene Transparenz: regelmäßiges professionelles Reporting, welches über den Status quo Auskunft gibt; außerdem sind Belegsichtungen seitdem vollständig online möglich.
„Die Branche ist auf einem guten Weg, sich fit für die Zukunft zu machen. Und wir gehen diesen Weg mit ihr, indem wir unser Angebot den Anforderungen entsprechend beständig entwickeln.“
Susanne Liély-Sobania, UTS-Geschäftsführerin
Softwareentwickler UTS hat neben Kfz 1.400 weitere Kunden aus Miet- und WEG-Verwaltung, die den digitalen Weg mitbeschreiten. Die Geschäftsführerin der pionierhaften Entwicklungsgruppe, Susanne Liély-Sobania, ist von jenem Weg absolut überzeugt: „Die Branche ist auf einem guten Weg, sich fit für die Zukunf zu machen. Und wir gehen diesen Weg mit ihr, indem wir unser Angebot den Anforderungen entsprechend beständig entwickeln.“ In Kooperation mit Erfassungsprogrammentwicklern wie BCT Deutschland werden Programme wie KATHARGO richtig effizient und direkt: Die Bedienung ist intuitiv, unterschiedliche Rechnungstypen werden einheitlich digital bearbeitet. Der Clou an der Sache: Die bereits digital eingetroffenen oder per Scan digitalisierten Dokumente werden in die UTS-Software hochgeladen.
„Unsere Capture-Komponente erfasst und erkennt alle relevanten Informationen aus einer Rechnung ganz automatisch.“
Ralph Mastenbroek, Geschäftsführer BCT Deutschland
Über eine Schnittstelle werden die Daten hierbei im Rechnungseingangsbuch der Immobilienverwaltungssoftware vorerfasst und in PDF-Form dazu hinterlegt. Ralph Mastenbroek, seit Juli 2020 Geschäftsführer von BCT Deutschland, gibt sich zurecht stolz und erklärt, dass die Capture-Komponente „alle relevanten Informationen aus einer Rechnung ganz automatisch“ erfasse. Durch diese Methode ist eine hohe Transparenz für Nutzer gewährleistet, denn nach Freigabe und Buchung der Zahlung wird die Rechnung mit der Buchung im Kontoauszug verknüpft; Beleg und Buchung sind dann unr noch einen Klick voneinander entfernt. Dies ermöglicht eine leichte digitale Einsehung durch den Beirat, Eigentümer oder Mieter und erspart langwieriges Kopieren und Versenden mit der Post.
„Das ist unser Selbstverständnis.“
Guido Krüger, Geschäftsführer kfz Immobilien Management GmbH
Kfz profitiert bereits jetzt von den kurzen Entscheidungswegen und eingeführten digitalen Prozessen. Guido-Krüger sieht sein Unternehmen und dessen Kunden für die Zukunft „gut aufgestellt“. Er erklärt den Anspruch von kfz: „Das ist unser Selbstverständnis als zeitgemäßer Immobilienverwalter. Durch die optimierten internen Prozesse bieten wir unseren Mitarbeitern zudem ein höheres Maß an Flexibilität und somit einen attraktiveren Arbeitsplatz.“
Diverse Branchen haben den Umbruch von analogem Zeitalter hin zur digitalen Dienstleistung in den 2010er-Jahren bereits gemeistert – wie es aussieht, wird die Immobilienbranche in diesen Jahren mit leichter Verzögerung nachziehen. Für manche Eigentümer und Verwalter ist der Umstieg ein großer Schritt; Personen wie Guido Krüger haben aber eindrucksvoll gezeigt, dass sich dieser Schritt lohnt. Manchmal braucht es eben wirklich nur kurze Entscheidungswege und ein bisschen Mut.
Quelle: VDIV – Herr der Lage / „Die Zukunft ist digital“ (S.28-29)
Autor: Simon Schlömer