Unterlagen-Checkliste zum Abhaken

Wie der Rechner rechnet

Gerechnet wird hier wenig, gefiltert dafür umso mehr. Jedes Dokument in der Liste trägt zwei Merkmale: für welche Objektarten es gebraucht wird und bei welchem Anlass. Aus Deiner Auswahl entsteht der Schnitt aus beidem.

Ein Beispiel: Die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan hängt an der Objektart Eigentumswohnung und gilt für alle drei Anlässe. Beim Einfamilienhaus taucht sie deshalb nie auf. Die Kampfmittelauskunft hängt umgekehrt an Haus, Mehrfamilienhaus und Grundstück, aber nicht an der Wohnung — für eine einzelne Einheit fragt sie niemand ab. Und die Erbnachweise erscheinen nur beim Anlass „geerbt“.

Die Fortschrittsanzeige zählt schlicht die gesetzten Haken gegen die Gesamtzahl der eingeblendeten Punkte und rechnet daraus einen Prozentwert. Wechselst Du Objektart oder Anlass, wird die Liste neu aufgebaut, und die Haken sind weg — die Grundmenge ist dann eine andere.

Das Kennzeichen „wird fast immer verlangt“ markiert die Dokumente, ohne die ein Notartermin, eine Finanzierungszusage oder eine Vermietung in der Praxis nicht zustande kommt. Es ist keine Rechtspflicht, sondern eine Erfahrungsaussage. Eine Ausnahme davon ist der Energieausweis: Der muss spätestens zur Besichtigung vorgelegt werden, und Verstöße sind bußgeldbewehrt.

Der Stand wird nicht gespeichert. Kein localStorage, kein sessionStorage, kein Cookie, keine Übertragung an einen Server. Lädst Du die Seite neu, fängst Du bei null an. Das ist Absicht: Eine Checkliste, die im Browser liegen bleibt, macht aus einer schnellen Übersicht unbemerkt eine Datenspur.

Was der Rechner nicht kann

Er kennt Dein Objekt nicht. Ein Reihenhaus mit Erbbaurecht braucht zusätzlich den Erbbaurechtsvertrag, ein Denkmal die Eintragung in die Denkmalliste, ein Objekt mit Wohnrecht die entsprechende Eintragung in Abteilung II des Grundbuchs. Solche Sonderfälle stehen nicht in der Liste.

Er kennt Deinen Käufer und dessen Bank nicht. Finanzierende Banken haben eigene Anforderungslisten, und die sind oft länger. Wer eine Wohnung in einer großen Anlage verkauft, wird nach Protokollen mehrerer Jahre gefragt, nicht nach dreien.

Er nennt keine Gebühren und keine Bearbeitungszeiten. Beides schwankt je nach Amt und Auslastung. Grundbuchauszug und Flurkarte sind meist eine Sache von Tagen, die Bauakteneinsicht dauert länger, WEG-Unterlagen hängen am Verwalter. Eine Einordnung gibt Dauer der Unterlagenbeschaffung.

Er prüft nicht, ob Dein Dokument brauchbar ist. Ein Grundbuchauszug von vor drei Jahren ist kein aktueller Grundbuchauszug. Eine Wohnflächenberechnung, die auf einer alten Berechnungsvorschrift beruht, weicht von der Wohnflächenverordnung ab. Und ein Protokoll ohne die dazugehörige Beschlusssammlung sagt wenig über den Zustand der Gemeinschaft.

Und er ersetzt nicht das Lesen. Unterlagen zu haben ist der leichte Teil; zu verstehen, was in der Teilungserklärung und in den Protokollen steht, ist der schwierige.

Das Wichtigste in Kürze

• Welche Unterlagen Du brauchst, hängt an der Objektart und am Anlass — eine Liste für alle Fälle gibt es nicht.
• Grundbuchauszug, Flurkarte, Wohnflächenberechnung und Energieausweis sind der Kern bei fast jedem Vorhaben.
• Bei der Eigentumswohnung kommen Teilungserklärung, Protokolle, Beschlusssammlung, Wirtschaftsplan und der Stand der Erhaltungsrücklage dazu.
• Im Ruhrgebiet gehören Altlasten-, Kampfmittel- und Bergbauauskunft zum Standard, nicht zur Kür.
• Baulasten stehen nicht im Grundbuch, sondern in einem eigenen Verzeichnis.
• Nach einem Erbfall ist die Grundbuchberichtigung gebührenfrei, wenn der Antrag innerhalb von zwei Jahren gestellt wird.
• Fang früh an: Bauakte und WEG-Unterlagen sind die langsamsten Posten.
• Der Stand dieser Liste wird bewusst nicht im Browser gespeichert.

Häufige Fragen

Warum wird mein Fortschritt nicht gespeichert?

Weil dafür Daten im Browser abgelegt werden müssten, und dafür gibt es hier keinen guten Grund. Wenn Du den Stand festhalten willst, hak die Liste ab und drucke die Seite oder notiere Dir die offenen Punkte.

Wo bekomme ich den Grundbuchauszug?

Beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts. In Essen gibt es drei: Essen in der Zweigertstraße 52, Essen-Borbeck in der Marktstraße 70 und Essen-Steele am Grendplatz 2. Für Steele, Kray, Freisenbruch, Horst und Überruhr ist Essen-Steele zuständig; Werden, Kettwig, Heidhausen und Fischlaken laufen über die Zweigertstraße. Das Vorgehen steht unter Grundbuchauszug in Essen.

Muss ich als Verkäufer alle Unterlagen selbst besorgen?

Rechtlich schuldest Du keine Sammelmappe, aber ohne sie kommt kein Kaufvertrag zustande. Und was Du weißt, musst Du offenlegen — Verschweigen kann als arglistige Täuschung gewertet werden. Was das bedeutet, steht unter Mängel offenlegen.

Wie alt darf ein Grundbuchauszug sein?

Notare und Banken wollen ihn in der Regel nicht älter als drei Monate. Ein alter Auszug ist trotzdem nützlich, weil er zeigt, was einmal eingetragen war.

Was ist, wenn die Bauakte unvollständig ist?

Das kommt bei Vorkriegsbauten und in Bombenschadensgebieten häufig vor. Dann zählt, was tatsächlich vorhanden ist, plus eine ehrliche Aussage dazu im Exposé. Wie die Einsicht abläuft, steht unter Bauakte in Essen.

Brauche ich für die Vermietung wirklich einen Energieausweis?

Ja. Er ist spätestens bei der Besichtigung vorzulegen und dem Mieter bei Vertragsschluss zu übergeben. Verstöße gegen die Vorschriften zum Energieausweis können mit bis zu 10.000 Euro geahndet werden.

Ich habe geerbt und will schnell verkaufen. Was zuerst?

Sterbeurkunde, Erbnachweis, Grundbuchauszug — in dieser Reihenfolge. Ohne Nachweis der Erbenstellung beurkundet kein Notar. Mit notariellem Testament und Eröffnungsprotokoll geht es nach § 35 GBO oft ohne Erbschein, das spart Wochen und Gebühren.

Gibt es eine Übersicht über alles auf einen Blick?

Ja, den Themenbereich Unterlagen mit einer Seite je Dokument, und als Einstieg Unterlagen für den Immobilienverkauf.

Eine Zahl ist ein Anfang, keine Entscheidung. Wenn Du wissen willst, was Dein konkretes Objekt in Essen wert ist und welche Reihenfolge in Deinem Fall Sinn ergibt, sehe ich es mir an. Kostenlose Bewertung anfordern.

Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

Zuletzt geprüft am 6. September 2026. Rechtsgrundlagen am Wortlaut auf gesetze-im-internet.de geprüft. Richtwerte: Gutachterausschuss für Grundstückswerte in der Stadt Essen über BORIS.NRW (Datenlizenz Deutschland Namensnennung 2.0). Kostensätze ohne amtliche Quelle sind Erfahrungswerte und im Rechner als solche gekennzeichnet. Die Rechner laufen vollständig im Browser, es werden keine Eingaben übertragen oder gespeichert. Unverbindliche Schätzung, keine Steuer- oder Rechtsberatung.