Welche Unterlagen du für den Immobilienverkauf brauchst

Ein Verkauf in Rüttenscheid ist mir einmal um sechs Wochen verrutscht. Nicht wegen des Preises, nicht wegen des Käufers — die Bauakte fehlte. Die Bank wollte den genehmigten Grundriss sehen, und den gibt es in Essen nur im Bauaktenarchiv, nach Vorbestellung und mit Termin. Wer seine Papiere früh zusammenlegt, verkauft schneller, ruhiger und fast immer zu einem besseren Preis.

Die Unterlagen, ohne die kein Verkauf funktioniert

Es gibt einen Kern, den jeder Käufer und jede Bank sehen will. Fehlt davon etwas, wackelt die Finanzierung. Diese Papiere solltest du haben, bevor das erste Foto gemacht wird:

• Grundbuchauszug, möglichst frisch
• Liegenschaftskarte (Flurkarte) mit Flurstück und Grenzen
• Grundrisse, Schnitte und Ansichten aus der Bauakte
• Baugenehmigung und Bauschein, bei Umbauten auch die Nachträge
• Wohnflächenberechnung
• Energieausweis
• Grundbesitzabgabenbescheid
• Gebäudeversicherungsnachweis
• Feuerstättenbescheid und das letzte Kehrprotokoll des Schornsteinfegers
• Nachweise über Sanierungen: Dach, Fenster, Heizung, Elektrik, Bad

Der Energieausweis hat eigene Regeln, seit das Gesetz Gebäudemodernisierungsgesetz heißt. Wer ihn braucht, welche Art reicht und was er kostet, steht ausführlich auf meiner Seite zum Energieausweis in Essen.

Wo du in Essen was bekommst — und was es kostet

Essen verteilt die Zuständigkeiten auf mehrere Häuser. Zwei Adressen decken den größten Teil ab: die Zweigertstraße 52 für das Grundbuch und die Lindenallee 10 für Kataster und Bauakten. Der Rest läuft per E-Mail.

Die Liegenschaftskarte wird gern mit dem amtlichen Lageplan verwechselt. Das ist nicht dasselbe. Die Liegenschaftskarte ist der Auszug aus dem Kataster und genau das, was du fürs Verkaufen brauchst. Der amtliche Lageplan ist eine beurkundete Vermessungsleistung fürs Baugenehmigungsverfahren — beim normalen Verkauf eines bestehenden Hauses brauchst du ihn nicht. Die digitale Liegenschaftskarte gibt es im Geoshop sogar kostenfrei.

Grundbuch: der wichtigste Zettel im Stapel

Der Grundbuchauszug beweist, wem die Immobilie gehört, und zeigt, was auf ihr lastet. Abteilung II ist der Teil, den Käufer unterschätzen: Wegerechte, Wohnrechte, Nießbrauch, Vorkaufsrechte, Bergschadensverzichte. Abteilung III zeigt Grundschulden und Hypotheken.

Essen hat drei Grundbuchämter, aufgeteilt nach Stadtteilen. Ein Haus in Steele oder Kupferdreh gehört nach Steele, eines in Borbeck oder Dellwig nach Borbeck, eines in Rüttenscheid, Werden oder Kettwig an die Zweigertstraße. Wie du den Auszug bekommst, was das berechtigte Interesse bedeutet und warum private Portale so viel teurer sind, erkläre ich Schritt für Schritt auf der Seite Grundbuchauszug in Essen beantragen.

Bauakte und Wohnfläche: hier entstehen die teuren Fehler

Die Bauakte ist die Lebensgeschichte deines Hauses. Genehmigte Grundrisse, Bauschein, Statik, Nachträge. Käufer wollen sehen, dass der Dachausbau genehmigt ist und der Anbau in der Akte steht. Wie du an die Pläne kommst und was der Termin kostet, steht auf meiner Seite zur Bauakteneinsicht in Essen.

Die Wohnfläche richtet sich nach der Wohnflächenverordnung. Die Regeln sind einfacher, als viele denken:

• Räume ab zwei Metern lichter Höhe zählen voll.
• Zwischen einem und zwei Metern zählt die Hälfte — das trifft jedes Dachgeschoss in Holsterhausen und Frohnhausen.
• Unter einem Meter zählt gar nichts.
• Balkone, Loggien, Dachgärten und Terrassen zählen in der Regel zu einem Viertel, höchstens zur Hälfte.
• Ein unbeheizbarer Wintergarten zählt zur Hälfte.

Nicht zur Wohnfläche gehören Keller, Abstellräume außerhalb der Wohnung, Waschküche, Bodenraum, Trockenraum, Heizungsraum, Garage und Geschäftsräume. Und auch keine Räume, die die bauordnungsrechtlichen Anforderungen nicht erfüllen. Der liebevoll ausgebaute Hobbykeller ohne Genehmigung ist also keine Wohnfläche, egal wie schön er geworden ist. Wer die Berechnung erstellen darf, schreibt kein Gesetz vor. In der Praxis macht das ein Architekt, ein Bauingenieur oder ein Sachverständiger. Wurde anders gebaut als gezeichnet, hilft nur neu aufmessen.

Was in Essen zusätzlich dazugehört

Diese Stadt hat eine Geschichte unter der Erde und eine Menge Straßen, die irgendwann ausgebaut werden. Beides landet im Kaufvertrag.

Bergbau. Eine kostenlose Erstinformation gibt es über das Portal GDU NRW. Die verbindliche grundstücksbezogene Auskunft kommt von der Bezirksregierung Arnsberg, die für den Bergbau aber in Dortmund sitzt. Formloser Antrag per Post, Fax oder E-Mail, dazu Lageplan und Eigentumsnachweis, Pauschalgebühr 30 Euro. Wichtig für Käufer im Osten und Norden: Bergschadensverzichte und Vorkaufsrechte stehen in Abteilung II des Grundbuchs. Schäden meldest du bei der RAG.

Baulasten. Im Geoportal der Stadt gibt es eine kostenlose Selbstauskunft. Grün heißt belastet, orange heißt möglicherweise belastet, die Daten werden wöchentlich aktualisiert. Verbindlich wird es erst schriftlich: formlos an baulasten@essen.de mit Gemarkung, Flur, Flurstück und dargelegtem berechtigten Interesse.

Altlasten. Antragsberechtigt sind Eigentümer und Bevollmächtigte. Nötig sind Antragsformular und Eigentumsnachweis. Wenn es eilt, gib den Termin beim Amtsgericht, beim Notar oder bei der Bank an — das beschleunigt die Bearbeitung. Rückfragen nimmt Amt 62 nur vormittags zwischen neun und zwölf Uhr entgegen.

Anliegerbeiträge. Die Anliegerbescheinigung sagt, ob für Erschließung oder Straßenausbau noch etwas offen ist. Ein Käufer, der das nicht weiß, ärgert sich später — und ärgert dann dich.

Eigentumswohnung: die zweite Liste

Bei einer Wohnung in Altenessen oder am Grendplatz kommt ein kompletter Papierstapel dazu. Käufer und Bank fragen danach zuverlässig:

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan
• Abgeschlossenheitsbescheinigung
• Wohngeldabrechnungen und aktueller Wirtschaftsplan
• Protokolle der Eigentümerversammlungen, üblich sind drei Jahre
• Beschlusssammlung
• Höhe der Instandhaltungsrücklage
• Verwaltervertrag

Die Abgeschlossenheitsbescheinigung stellt die Stadt aus, ausschließlich per E-Mail an Abgeschlossenheit-Grundstuecksteilung@essen.de. Der Antrag ist formlos, muss aber Baujahr, Gemarkung, Flur, Flurstücksnummern und Grundbuchblattnummern enthalten. Dazu kommen mindestens zwei Ausfertigungen der Bauzeichnungen aller Geschosse, ein Gebäudeschnitt und eine Ansicht. Alle Einheiten müssen nummeriert sein, von links nach rechts und von unten nach oben.

Verkaufst du vermietet, brauchst du zusätzlich Mietverträge, eine Mieterliste, Kautionsnachweise und die Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre.

Die richtige Reihenfolge spart dir Wochen

Fang mit dem an, was am längsten dauert. Bauakte und Anliegerbescheinigung zuerst, dann Altlasten und Bergbau, danach Grundbuch und Liegenschaftskarte, zum Schluss Energieausweis und Wohnflächenberechnung. So liegt alles zusammen, wenn der erste ernsthafte Interessent fragt — und du musst nicht mitten in der Verhandlung sagen, dass du noch etwas nachreichen musst.

Wie sich das in den gesamten Verkauf einfügt, zeigt der Ablauf eines Immobilienverkaufs. Was meine Arbeit kostet, steht offen auf der Seite zu den Maklerkosten in Essen. Und wenn du geerbt hast, brauchst du zuerst den Nachweis, dass du verkaufen darfst — dazu passt die Seite Erbschein beantragen.

Stell Deine Liste zusammen: Der Unterlagen-Checkliste läuft direkt im Browser, legt seine Formel offen und speichert nichts.

Fazit

• Grundbuchauszug, Liegenschaftskarte, Grundrisse, Wohnflächenberechnung und Energieausweis sind der Kern — ohne sie finanziert keine Bank.
• Essen verteilt die Zuständigkeiten: Grundbuch beim Amtsgericht, Kataster und Bauakten an der Lindenallee, der Rest per E-Mail.
• Bauakte und Anliegerbescheinigung dauern am längsten, also zuerst beantragen.
• Bergbau, Baulasten und Altlasten gehören in dieser Stadt zur Pflichtrecherche, nicht zur Kür.
• Bei einer Eigentumswohnung kommt ein zweiter Stapel dazu, von der Teilungserklärung bis zur Beschlusssammlung.
• Wohnfläche nach Wohnflächenverordnung rechnen, sonst wird aus dem Hobbykeller ein Streitpunkt.
• Wenn du magst, sammle ich den Stapel für dich ein — bei GOTTSCHLING Immobilien gehört das zum Auftrag dazu.

Häufige Fragen zu Unterlagen für den Immobilienverkauf

Wie alt darf ein Grundbuchauszug beim Verkauf sein?

Für die erste Vermarktung reicht ein Auszug, der wenige Monate alt ist; spätestens zum Notartermin zieht der Notar ohnehin einen tagesaktuellen Auszug, sodass du dir eine teure Zweitbestellung sparen kannst.

Muss ich alle Unterlagen selbst besorgen?

Nein — mit einer Vollmacht hole ich fast alles für dich ein, nur beim Grundbuch und beim Bauaktenarchiv brauche ich diese Vollmacht ausdrücklich, weil beide Stellen ohne Nachweis niemanden hineinschauen lassen.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Käufer verhandeln den Preis nach unten, Banken verzögern die Zusage, und im schlimmsten Fall springt der Interessent ab — fehlende Papiere kosten dich also nicht Zeit, sondern Geld.

Brauche ich einen Energieausweis wirklich immer?

Beim Verkauf ja, mit sehr wenigen Ausnahmen wie Denkmälern oder sehr kleinen Gebäuden, und er muss schon in der Anzeige mit den Pflichtangaben auftauchen — die Details stehen auf meiner Seite zum Energieausweis.

Was kostet mich der komplette Unterlagensatz in Essen?

Für ein normales Einfamilienhaus landest du meist im niedrigen dreistelligen Bereich, wobei die Bauakteneinsicht und der Energieausweis die größten Posten sind und alles andere zwischen fünf und sechzig Euro liegt.

Wie lange dauert es, bis alles zusammen ist?

Rechne mit vier bis sechs Wochen, wenn du parallel beantragst — die Anliegerbescheinigung allein braucht rund drei Wochen, und das Bauaktenarchiv vergibt Termine nur nach Vorbestellung.

Ich habe die alten Baupläne im Keller gefunden, reicht das?

Oft ja, wenn Bauschein und Stempel darauf sind; sicher bist du erst, wenn die Pläne mit der Bauakte übereinstimmen, denn nur der genehmigte Stand zählt für Käufer und Bank.

Welche Unterlagen will die Bank des Käufers zwingend sehen?

Grundbuchauszug, Flurkarte, Grundrisse mit Wohnflächenberechnung, Energieausweis und bei einer Wohnung zusätzlich Teilungserklärung, Wirtschaftsplan und die Höhe der Instandhaltungsrücklage.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

Keine Lust auf Ämtermarathon? Beim Verkauf über mich hole ich alle Unterlagen – Grundbuch, Kataster, Bauakte, Energieausweis, Bergbau- und Altlastenauskunft. Das ist in der Courtage enthalten. Unverbindlich anfragen.

Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

Weiterlesen: Immobilie verkaufen in Essen: der Wegweiser · Haus verkaufen in Essen

Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: § 12 GBO, Wohnflächenverordnung, Gebäudemodernisierungsgesetz (vormals Gebäudeenergiegesetz). Gebühren nach GNotKG, Vermessungs- und Wertermittlungskostenordnung NRW und den Gebührenblättern der Stadt Essen. Zuständigkeiten: Amtsgerichte Essen, Essen-Borbeck und Essen-Steele, Stadt Essen, Bezirksregierung Arnsberg. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.