Protokolle der Eigentümerversammlung richtig lesen

Auf dem Esstisch liegen sieben geheftete Stapel Papier, der oberste hat einen Kaffeerand. Der Verwalter hat die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen ausgedruckt, weil der Verkäufer darum gebeten hat. Die meisten Käufer blättern zwei Minuten darin, lesen „der Antrag wurde mehrheitlich angenommen“, finden das beruhigend und legen den Stapel weg. In genau diesen sieben Heften steht aber, was die Wohnung in den nächsten zehn Jahren wirklich kostet.

Protokoll und Beschluss-Sammlung sind zwei verschiedene Dinge

Über jede Eigentümerversammlung ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen; so steht es in § 24 Abs. 6 WEG. Unterschreiben müssen sie der Versammlungsleiter, ein Wohnungseigentümer und, wenn ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. Diese Niederschrift ist das, was alle Protokoll nennen: Ablauf, Diskussion, Abstimmungsergebnisse.

Daneben gibt es ein zweites Dokument, von dem viele Käufer noch nie gehört haben. Nach § 24 Abs. 7 WEG ist eine Beschluss-Sammlung zu führen. Darin steht der Wortlaut der in einer Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, dazu die im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG gefassten Beschlüsse und die Urteilsformeln rechtskräftiger Gerichtsentscheidungen in Wohnungseigentumssachen. Alle Eintragungen sind fortlaufend zu nummerieren. Ist ein Beschluss angefochten oder aufgehoben worden, muss das vermerkt werden; wird eine Eintragung gelöscht, braucht es Datum und Grund.

Der Unterschied ist praktisch. Das Protokoll erzählt, wie eine Entscheidung zustande kam. Die Beschluss-Sammlung sagt, was heute gilt. Wer nur Protokolle liest, sieht Beschlüsse, die längst ersetzt oder von einem Gericht kassiert wurden. Du brauchst beides.

Wer hineinschauen darf und wie Du drankommst

Jeder Wohnungseigentümer kann nach § 24 Abs. 7 WEG Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen, und nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, also in Protokolle, Abrechnungen, Verträge und Angebote.

Als Kaufinteressent hast Du dieses Recht nicht, denn Du bist noch kein Eigentümer. Du kommst nur über den Verkäufer heran: Er ermächtigt Dich schriftlich, dann darfst Du in den Geschäftsräumen des Verwalters während der Bürozeiten hineinsehen. Einen Anspruch auf kostenlose Kopien oder auf Zusendung gibt es nicht. Deshalb verlangst Du diese Vollmacht früh und nicht drei Tage vor dem Notartermin. Ein Satz, der beim Verkäufer fast immer wirkt: Ohne Einsicht in Protokolle und Beschluss-Sammlung gibt es kein verbindliches Angebot.

Wie weit Du zurücklesen musst

Die kurze Antwort: mindestens fünf Jahresversammlungen, besser acht bis zehn. Die Beschluss-Sammlung liest Du dagegen vollständig, von der ersten Eintragung an.

Der Grund liegt in den Zyklen des Gebäudes. Ein Ziegeldach hält vier bis sechs Jahrzehnte, eine Heizung gut zwei. Ob eine Gemeinschaft ihre großen Aufgaben angeht oder vor sich herschiebt, erkennst Du an einem Muster, und ein Muster braucht mindestens fünf Datenpunkte. Dazu gehören die letzten drei Jahresabrechnungen, der aktuelle Wirtschaftsplan, der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG, die Teilungserklärung mit allen Nachträgen und der laufende Verwaltervertrag. Welche Papiere sonst noch auf die Liste gehören, steht unter WEG-Unterlagen vor dem Kauf prüfen.

Vertagt, vertagt, vertagt: das teuerste Muster im Ordner

Erhaltung ist keine Geschmacksfrage. Nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG gehört sie zur ordnungsmäßigen Verwaltung, jeder Eigentümer kann sie verlangen. Trotzdem findest Du denselben Tagesordnungspunkt oft in vier, fünf Versammlungen hintereinander — jedes Mal mit einer Formulierung, die nach Fortschritt klingt und keiner ist.

Nimm einen Stift und markiere jeden Tagesordnungspunkt, der in mehr als zwei Versammlungen vorkommt. Diese Liste ist der eigentliche Sanierungsstau des Hauses, und sie ist ehrlicher als jede Zustandsbeschreibung im Exposé.

Sonderumlagen: die Zahl, die im Exposé nie steht

Reicht die Erhaltungsrücklage nicht, beschließt die Gemeinschaft eine Sonderumlage. Der Bundesgerichtshof hat unter dem Aktenzeichen V ZR 257/16 entschieden, dass die anteiligen Beiträge erst mit dem Abruf durch den Verwalter fällig werden, nicht schon mit dem Beschluss. Zahlen muss also, wer bei Fälligkeit Eigentümer ist — ein Beschluss aus der Zeit des Verkäufers kann Dich treffen.

Ein Rechenbeispiel aus Steele, mit gerundeten Zahlen. Achtzehn Einheiten, 1.250 Quadratmeter Gesamtwohnfläche, Baujahr 1964. In der vorletzten Versammlung wurde die Betoninstandsetzung der Balkone mit einem Kostenrahmen von 260.000 Euro beschlossen, die Finanzierung aber „gesondert“ geregelt. Die angebotene Wohnung hat 72 Quadratmeter und einen Miteigentumsanteil von 58/1.000.

Diese 11.600 Euro stehen in keinem Portal, sondern in einem Protokoll, drei Absätze unter einem Punkt namens „Verschiedenes“. Wie Du die Rücklage dahinter bewertest, steht unter Erhaltungsrücklage richtig einschätzen.

Rechtsstreitigkeiten der Gemeinschaft

Beschlussklagen richten sich nach § 44 WEG gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen einzelne Nachbarn. Das Urteil wirkt für und gegen alle Eigentümer, auch für die, die gar nicht beteiligt waren, und die Kosten trägt am Ende die Gemeinschaft — also auch Du.

Deshalb liest Du die Urteilsformeln in der Beschluss-Sammlung besonders genau. Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt: für den größten Teil der Stadt das Amtsgericht Essen an der Zweigertstraße 52, für Steele, Kray und Überruhr das Amtsgericht Essen-Steele, für Kettwig und Werden das Amtsgericht Essen. Ein Bauträgerprozess über Mängelrechte ist eher ein gutes Zeichen; ein Dauerstreit über Stellplätze verbrennt nur Geld.

Verwalterwechsel als Warnsignal

Nach § 26 Abs. 2 WEG darf der erste Verwalter höchstens für drei Jahre bestellt werden, jeder weitere höchstens für fünf. Abberufen werden kann er nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit; sein Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Ein einzelner Wechsel sagt wenig. Zwei in fünf Jahren sind ein Signal, drei ein Alarm. Dann fragst Du: abberufen oder selbst gegangen? Wurden Unterlagen und Beschluss-Sammlung vollständig übergeben? Gab es Fehlbestände auf den Konten? Eine Gemeinschaft, die ihre Verwalter verschleißt, hat meist ein Problem mit sich selbst.

Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer

Rückstände stehen selten im Protokoll und nie in der Beschluss-Sammlung, sondern in der Jahresabrechnung und im Vermögensbericht, manchmal nur als Zeile „Forderungen gegen Eigentümer“. Genau diese Zeile ist wichtig: Was ein säumiger Eigentümer nicht zahlt, müssen die anderen vorstrecken. Rechnerisch ist die Rücklage dann voll, auf dem Konto liegt das Geld aber nicht.

Für die alten Schulden Deines Verkäufers haftest Du nicht persönlich; wirtschaftlich trifft es Dich trotzdem. Frag nach der Summe aller offenen Hausgelder und danach, ob gegen einzelne Eigentümer bereits tituliert wurde. Zahlt jemand dauerhaft nicht, kann die Gemeinschaft im äußersten Fall nach § 17 WEG die Entziehung des Wohnungseigentums verlangen.

Bauliche Veränderungen und ihre Kostenfolge

Seit der Reform durch das WEMoG genügt für jede bauliche Veränderung die einfache Mehrheit, § 20 Abs. 1 WEG. Die spannende Frage ist nicht mehr, ob beschlossen wird, sondern wer zahlt. § 21 WEG kennt drei Wege.

• Einer will, einer zahlt. Wird die Maßnahme einem einzelnen Eigentümer gestattet oder von ihm verlangt, trägt er die Kosten allein und darf sie allein nutzen. Das gilt auch für die Ansprüche aus § 20 Abs. 2 WEG auf Barrierefreiheit, Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge, Einbruchsschutz, Glasfaseranschluss und Steckersolargeräte.
• Alle zahlen. Wurde mit mehr als zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen und der Hälfte aller Miteigentumsanteile beschlossen, tragen alle Eigentümer die Kosten nach dem allgemeinen Schlüssel — es sei denn, die Maßnahme ist mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden. Dasselbe gilt, wenn sich die Kosten in angemessener Zeit amortisieren.
• Die Ja-Sager zahlen. In allen übrigen Fällen tragen nur die Eigentümer die Kosten, die zugestimmt haben.

Bei jedem Beschluss über eine bauliche Veränderung suchst Du deshalb nach dem Abstimmungsergebnis in Zahlen. Steht dort nur „mehrheitlich angenommen“, weißt Du nicht, welcher der drei Wege gilt.

Die Monatsfrist des § 45 WEG

Ein Beschluss bleibt gültig, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt. Nach § 45 WEG muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Das ist eine Ausschlussfrist, keine Empfehlung.

Daraus folgt zweierlei. Alles, was in den Protokollen steht und nicht fristgerecht angefochten wurde, gilt auch gegen Dich als späteren Käufer. Und anfechten kann nur, wer als Eigentümer im Grundbuch steht — zwischen Notartermin und Eintragung liegen üblicherweise mehrere Wochen. Fällt in diese Zeit eine Versammlung, gehört in den Kaufvertrag, wer wie abstimmt und wer notfalls klagt. Nur nichtige Beschlüsse, etwa solche gegen unabdingbares Recht, sind nach § 23 Abs. 4 WEG von Anfang an unwirksam und nicht an die Frist gebunden.

Deine Prüfliste für den Nachmittag beim Verwalter

• Beschluss-Sammlung vollständig durchsehen, auf Lücken in der Nummerierung achten.
• Mindestens fünf, besser zehn Jahresprotokolle lesen und jeden Tagesordnungspunkt markieren, der mehr als zweimal vorkommt.
• Alle Beschlüsse zu Sonderumlagen notieren: beschlossen, abgerufen, bezahlt?
• Urteilsformeln einzeln lesen, Verwalterwechsel zählen und nach dem Grund fragen.
• Summe der Hausgeldrückstände erfragen und mit der Rücklage vergleichen.
• Bei baulichen Veränderungen das Abstimmungsergebnis in Zahlen suchen.
• Rücklagenstand laut Vermögensbericht und Kontostand zum selben Stichtag gegenüberstellen.
• Fragen, ob ein Erhaltungsplan mit Kostenschätzung existiert. Wenn ja, ist das ein sehr gutes Zeichen.

Plan dafür einen halben Tag ein; ich mache diesen Termin bei jeder Wohnung, die ich vermittle. Zusatzpunkte bei bereits vermieteten Objekten stehen unter vermietete Wohnung verkaufen, der Einstieg unter Immobilie kaufen, die Bauteilfragen unter Altbau kaufen in Essen.

Fazit

Protokolle und Beschluss-Sammlung zwingen eine Eigentümergemeinschaft über Jahre zur Ehrlichkeit. Das Protokoll zeigt den Weg, die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG das Ergebnis, und erst beide zusammen ergeben ein Bild — lies mindestens fünf Jahre zurück, besser zehn, und achte auf Wiederholungen: vertagte Punkte, wechselnde Verwalter, wachsende Rückstände. Was nicht innerhalb der Monatsfrist des § 45 WEG angefochten wurde, gilt auch für Dich. Alles, was Du hier findest, ist entweder ein Grund zum Kaufen oder ein Argument für den Preis.

Häufige Fragen zu Protokollen der Eigentümerversammlung

Worin unterscheidet sich das Protokoll von der Beschluss-Sammlung?

Das Protokoll ist die Niederschrift über eine einzelne Versammlung nach § 24 Abs. 6 WEG samt Ablauf und Diskussion, während die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG fortlaufend nummeriert den Wortlaut aller Beschlüsse und die Urteilsformeln rechtskräftiger Entscheidungen führt.

Darf ich als Kaufinteressent die Protokolle selbst beim Verwalter anfordern?

Nein, das Einsichtsrecht steht nach § 18 Abs. 4 und § 24 Abs. 7 WEG nur Eigentümern zu; Du brauchst eine schriftliche Vollmacht des Verkäufers und siehst die Unterlagen dann in den Geschäftsräumen des Verwalters ein.

Wie viele Jahre sollte ich zurücklesen?

Mindestens fünf Jahresversammlungen, bei einem Gebäude vor der ersten großen Erneuerung besser acht bis zehn — die Beschluss-Sammlung dagegen vollständig von der ersten Eintragung an.

Was bedeutet es, wenn derselbe Punkt jedes Jahr vertagt wird?

Meist fehlt das Geld oder die Mehrheit scheut die Kosten, und weil Erhaltung nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört, wird die Maßnahme dadurch nur teurer.

Muss ich eine Sonderumlage zahlen, die vor meinem Kauf beschlossen wurde?

Ja, wenn sie erst nach dem Eigentumsübergang abgerufen wird, denn nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs mit dem Aktenzeichen V ZR 257/16 entsteht die Fälligkeit erst mit dem Abruf — regle deshalb im Kaufvertrag, wer sie im Innenverhältnis trägt.

Wie erkenne ich, wer eine beschlossene bauliche Veränderung bezahlt?

Am Abstimmungsergebnis in Zahlen: Bei mehr als zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen und der Hälfte der Miteigentumsanteile zahlen nach § 21 WEG alle, bei einfacher Mehrheit nur die Zustimmenden, und bei einer Gestattung für einen einzelnen Eigentümer zahlt dieser allein.

Wie lange kann ich einen Beschluss anfechten?

Die Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden; nur nichtige Beschlüsse nach § 23 Abs. 4 WEG sind fristunabhängig unwirksam.

An welches Gericht geht eine Beschlussklage in Essen?

An das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt, also an das Amtsgericht Essen an der Zweigertstraße 52 oder an die Amtsgerichte Essen-Steele beziehungsweise Essen-Borbeck, und die Klage richtet sich nach § 44 WEG gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Wie oft darf ein Verwalter wechseln, bevor es bedenklich wird?

Ein Wechsel in fünf Jahren ist normal, zwei sind ein Signal und drei ein Alarm — frag dann nach dem Grund und danach, ob die Beschluss-Sammlung vollständig übergeben wurde.

Hafte ich für die Hausgeldschulden des Verkäufers?

Persönlich nicht, denn die Rückstände bleiben Schulden des früheren Eigentümers; wirtschaftlich trifft es Dich trotzdem, weil das Geld der Gemeinschaft fehlt und die Rücklage größer aussieht, als sie ist.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

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Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

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Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 3, 5, 7, 8, 10, 12, 13, 14, 16, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 26a, 27, 28 WEG in der Fassung nach dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, § 12 GBO, § 29 GBO, § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung, § 311b BGB, §§ 656a–656d BGB, § 17 BeurkG. Rechtsprechung: Bundesgerichtshof und Bundesfinanzhof. Zuständigkeiten: Amtsgerichte Essen, Essen-Borbeck und Essen-Steele. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.