Welche WEG-Unterlagen du vor dem Kauf prüfen musst

Der Notartermin steht in zwölf Tagen. Auf dem Tisch liegen ein Exposé, ein Grundriss und eine Finanzierungszusage. Was fehlt, sind die Papiere der Eigentümergemeinschaft. Genau die entscheiden darüber, ob die Wohnung, die Du kaufst, in zwei Jahren eine Sonderumlage von 14.000 Euro nach sich zieht oder nicht. Beim Kauf einer Eigentumswohnung kaufst Du nämlich nicht nur vier Wände, sondern einen Anteil an einem Gebäude und eine Mitgliedschaft in einer Gemeinschaft, die Du Dir nicht ausgesucht hast.

Warum das Papier hier mehr zählt als beim Hauskauf

Beim Einfamilienhaus siehst Du fast alles, was Dich Geld kostet: Dach, Fenster, Heizungskeller. Bei der Eigentumswohnung liegt der größte Teil des Risikos außerhalb Deiner Wohnungstür — im Gemeinschaftseigentum, in beschlossenen Maßnahmen, in der Kasse der Gemeinschaft. Diesen Teil siehst Du nur auf Papier.

Dazu kommt eine Regel, die viele Käufer überrascht: Nach § 10 Abs. 3 WEG wirken Beschlüsse gegen den Rechtsnachfolger eines Eigentümers, ohne dass sie im Grundbuch stehen müssen. Wer kauft, tritt in eine Beschlusslage ein, die vor ihm entstanden ist — auch wenn er sie nie gelesen hat.

Die Liste: zwölf Unterlagen und wozu jede gut ist

Jede Zeile dieser Liste hat in meiner Praxis schon einmal einen Kauf gerettet oder verhindert.

Die Beschlusssammlung: das wichtigste Dokument, das kaum jemand verlangt

Nach § 24 Abs. 7 WEG wird eine Beschlusssammlung geführt. In sie kommen der Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, der Wortlaut schriftlicher Beschlüsse und die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in Wohnungseigentumssachen. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert, und wenn ein Beschluss angefochten oder aufgehoben wird, ist das zu vermerken. Nach § 24 Abs. 8 WEG führt der Verwalter die Sammlung; gibt es keinen, der Vorsitzende der Versammlung.

Für Dich als Käufer ist das die wichtigste Quelle. Ein Protokoll erzählt, was besprochen wurde. Die Beschlusssammlung sagt, was gilt. Suche darin gezielt nach vier Dingen: abweichenden Kostenverteilungen nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG, beschlossenen baulichen Veränderungen samt Kostenregelung nach § 21 WEG, Sonderumlagen, und Gebrauchsregelungen wie Stellplatznutzung oder Grillverbote. Ein Eintrag, der auf ein laufendes Gerichtsverfahren hinweist, ist ein Grund, genauer hinzusehen.

Ein Hinweis zur Reichweite: Die Beschlusssammlung erfasst erst Beschlüsse ab ihrer gesetzlichen Einführung. Bei einem Haus, das seit den Sechzigerjahren als Eigentum aufgeteilt ist, musst Du für die Zeit davor in die alten Protokolle.

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und was sie unterscheidet

§ 28 WEG trennt beides sauber. Auf Grundlage eines vom Verwalter aufgestellten Wirtschaftsplans beschließen die Eigentümer über die Vorschüsse zu den Kosten und zu den Rücklagen — das ist Dein Hausgeld für das laufende Jahr. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen sie auf Grundlage einer Abrechnung über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse. Zusätzlich hat der Verwalter jährlich einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält, und ihn den Eigentümern zur Verfügung zu stellen.

Verlange drei Jahre, nicht eines. Erst im Vergleich siehst Du, ob die Heizkosten wirklich gestiegen sind, ob die Instandhaltungspositionen jedes Jahr höher werden und ob die Zuführung zur Rücklage konstant geblieben ist oder still gekürzt wurde. Und lies den Vermögensbericht: Er ist die einzige Stelle, an der die Rücklage als Vermögensposition auftaucht.

Warum Hausgeldrückstände anderer für Dich gefährlich werden

Die gute Nachricht. Für die Hausgeldschulden des Voreigentümers haftest Du nicht. Der Bundesgerichtshof hat unter dem Aktenzeichen V ZR 209/12 klargestellt, dass § 10 Abs. 1 Nr. 2 ZVG kein dingliches Recht der Gemeinschaft an der Wohnung begründet, sondern nur schuldrechtliche Ansprüche in der Zwangsversteigerung bevorrechtigt. Die Gemeinschaft kann also nicht in Deine Wohnung vollstrecken, um Altschulden des Verkäufers einzutreiben.

Die schlechte Nachricht. Es gibt drei Wege, auf denen fremde Rückstände trotzdem bei Dir landen.

• Die Abrechnungsspitze. Beschließen die Eigentümer nach Deinem Erwerb eine Jahresabrechnung, schuldest Du den Nachzahlungsbetrag aus dieser Abrechnung — auch für Zeiträume, in denen Dir die Wohnung noch gar nicht gehörte. Der Bundesgerichtshof hat das unter dem Aktenzeichen V ZR 113/11 entschieden. Adressiert die Abrechnung an den Voreigentümer, ändert das nichts.
• Die Sonderumlage. Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs mit dem Aktenzeichen V ZR 257/16 wird eine Sonderumlage nicht schon mit dem Beschluss fällig, sondern erst mit dem Abruf durch den Verwalter. Zahlen muss also, wer im Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer ist. Wurde die Umlage vor Deinem Kauf beschlossen, aber erst danach abgerufen, zahlst Du.
• Die fehlende Liquidität. Zahlen drei von zwölf Eigentümern nicht, fehlt das Geld für Handwerker. Die Lücke wird über eine Sonderumlage auf alle geschlossen, also auch auf Dich, oder über ein Darlehen, dessen Zinsen alle tragen. Die Rechtsverfolgung gegen den säumigen Nachbarn dauert Jahre.

Verlange deshalb eine schriftliche Verwalterauskunft mit drei Angaben: Rückstände der Verkäufereinheit, Gesamtrückstände aller Einheiten, und ob Sonderumlagen beschlossen oder in Vorbereitung sind.

Verwaltervertrag, Versicherung und Energieausweis

Der Verwaltervertrag wird selten verlangt und ist trotzdem aufschlussreich. Nach § 26 Abs. 2 WEG darf die Bestellung höchstens fünf Jahre laufen, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei; abberufen werden kann der Verwalter jederzeit, sein Vertrag endet dann spätestens sechs Monate danach. Achte auf die Sonderhonorare — für die Zustimmung nach § 12 WEG, für Bescheinigungen, für Sonderleistungen bei Sanierungen. Ein Vertrag, der jede Kleinigkeit gesondert berechnet, verteuert das Wohnen dauerhaft.

Beim Versicherungsschein schaust Du auf drei Punkte: Sind Elementarschäden wie Starkregen und Rückstau mitversichert? Wie hoch ist die Selbstbeteiligung? Und ist die Versicherungssumme seit Jahren nicht angepasst worden? § 19 Abs. 2 Nr. 3 WEG verlangt eine angemessene Versicherung zum Neuwert, aber „angemessen“ prüft niemand von selbst.

Den Energieausweis muss der Verkäufer Dir nach dem Gebäudemodernisierungsgesetz spätestens bei der Besichtigung vorlegen und nach Vertragsschluss unverzüglich übergeben. Bei einer Eigentumswohnung bezieht er sich auf das gesamte Gebäude, der Verwalter hat ihn also. Wer ihn nicht vorlegt, riskiert ein Bußgeld.

Wer die Unterlagen herausgeben muss

Rechtlich ist die Lage einfacher, als sie sich anfühlt. Nach § 18 Abs. 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Diesen Anspruch hat der Verkäufer. Du als Käufer hast ihn nicht, denn Du bist noch kein Eigentümer. Der Verwalter ist Dir gegenüber grundsätzlich zu nichts verpflichtet.

Daraus folgt der praktische Weg: Der Verkäufer holt die Unterlagen, oder er bevollmächtigt Dich schriftlich, sie beim Verwalter abzuholen. Die Teilungserklärung und den Grundbuchauszug bekommst Du zusätzlich über das Grundbuchamt, in Essen also über das Amtsgericht Essen an der Zweigertstraße 52, für Kettwig und Werden über das Amtsgericht Essen, für Steele, Kray, Horst und Überruhr über das Amtsgericht Essen-Steele. Dafür brauchst Du nach § 12 GBO ein berechtigtes Interesse; die schriftliche Vollmacht des Eigentümers erfüllt das in der Regel.

Was tun, wenn der Verkäufer nicht liefert

• Schriftlich anfordern, mit Frist. Eine Liste per E-Mail, eine konkrete Frist, eine Kopie an den Makler. Das schafft eine Dokumentation, die später zählt.
• Nicht unterschreiben. Der Notartermin ist der Punkt ohne Rückkehr. Fehlt die Beschlusssammlung oder die letzte Jahresabrechnung, verschiebe den Termin. Ein Verkäufer, der wirklich verkaufen will, liefert.
• In den Kaufvertrag aufnehmen. Lass den Notar festhalten, welche Unterlagen Du bekommen hast und was der Verkäufer zu Sonderumlagen, Rückständen und beschlossenen Maßnahmen zusichert. Verkauft wird regelmäßig unter Ausschluss der Sachmängelhaftung — der greift aber nicht bei ausdrücklich zugesicherten Eigenschaften und nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln.
• Den Kaufpreis anpassen. Für einen Sanierungsstau, den niemand beziffern kann, zahlt man keinen Vollpreis.
• Aussteigen. Wenn ein Verkäufer die Beschlusssammlung nicht herausrückt, hat das meistens einen Grund.

Wie das in Essen aussieht

Ein großer Teil des Essener Bestands stammt aus den Fünfziger- bis Siebzigerjahren. Bei diesen Häusern stehen Dach, Fenster, Heizung und oft die Fassade gleichzeitig zur Erneuerung an, weil die Bauteile im Gleichschritt altern. In Steele mit einem Immobilienrichtwert von 2.050 Euro je Quadratmeter entscheidet eine Sonderumlage von 20.000 Euro spürbar über die Rendite, in Bredeney bei 3.300 Euro fällt derselbe Betrag anteilig weniger ins Gewicht. Der Prüfaufwand ist derselbe.

Ich lasse mir die Unterlagen vollständig vom Verwalter geben, bevor ich ein Objekt überhaupt anbiete. Das kostet ein paar Tage und erspart eine geplatzte Beurkundung. Wie Du die wichtigste Urkunde liest, steht unter Teilungserklärung lesen und verstehen, wie Du die Kasse beurteilst unter Erhaltungsrücklage prüfen. Fürs Grundbuch hilft Grundbuchauszug in Essen, für den Bauzustand die Bauakte, und bei vermieteten Einheiten Vermietete Wohnung verkaufen.

Fazit

• Beim Wohnungskauf liegt der größte Teil des Risikos außerhalb der eigenen Wohnungstür und ist nur auf Papier sichtbar.
• Beschlüsse wirken nach § 10 Abs. 3 WEG gegen Dich als Rechtsnachfolger, ohne im Grundbuch zu stehen. Deshalb ist die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG das wichtigste Einzeldokument.
• Drei Jahresabrechnungen und der aktuelle Wirtschaftsplan zeigen Trends, die eine einzelne Abrechnung verbirgt. Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG nennt den Stand der Erhaltungsrücklage.
• Für Altschulden des Verkäufers haftest Du nicht, so der Bundesgerichtshof unter dem Aktenzeichen V ZR 209/12.
• Aber: Die Abrechnungsspitze trifft Dich nach dem Urteil V ZR 113/11 auch für Zeiträume vor Deinem Erwerb, und eine Sonderumlage trifft nach dem Urteil V ZR 257/16 denjenigen, der bei Fälligkeit Eigentümer ist.
• Einsicht in die Verwaltungsunterlagen kann nach § 18 Abs. 4 WEG nur ein Eigentümer verlangen. Lass Dich vom Verkäufer schriftlich bevollmächtigen.
• Fehlt eine wesentliche Unterlage, wird nicht beurkundet. Der Notartermin ist der Punkt ohne Rückkehr.

Häufige Fragen zu den WEG-Unterlagen beim Kauf

Muss der Verwalter mir als Kaufinteressent die Unterlagen geben?

Nein, denn das Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG steht nur Wohnungseigentümern zu, weshalb Du entweder den Verkäufer bittest oder Dir von ihm eine schriftliche Vollmacht geben lässt.

Hafte ich für Hausgeldschulden des Verkäufers?

Nein, der Bundesgerichtshof hat unter dem Aktenzeichen V ZR 209/12 entschieden, dass die Gemeinschaft für Altschulden nicht in Dein Wohnungseigentum vollstrecken kann, weil das Vorrecht in der Zwangsversteigerung kein dingliches Recht begründet.

Warum soll ich mich dann für die Rückstände der Nachbarn interessieren?

Weil das fehlende Geld der Gemeinschaft fehlt und die Lücke über eine Sonderumlage oder ein Darlehen geschlossen wird, an denen Du als Eigentümer beteiligt bist.

Wer zahlt eine Sonderumlage, die vor meinem Kauf beschlossen wurde?

Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs mit dem Aktenzeichen V ZR 257/16 wird die Sonderumlage erst mit dem Abruf durch den Verwalter fällig, sodass derjenige zahlt, der zu diesem Zeitpunkt Eigentümer ist — im Zweifel also Du.

Reicht mir das Protokoll der letzten Eigentümerversammlung?

Nein, denn die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG enthält den Wortlaut aller Beschlüsse fortlaufend nummeriert und vermerkt, welche angefochten oder aufgehoben wurden.

Wie viele Jahresabrechnungen soll ich verlangen?

Drei, denn erst im Vergleich mehrerer Jahre erkennst Du, ob Instandhaltungskosten steigen, die Zuführung zur Rücklage gekürzt wurde oder ein einzelner Ausreißer das Bild verzerrt.

Was steht im Vermögensbericht und wozu brauche ich ihn?

Der Verwalter muss nach § 28 Abs. 4 WEG jährlich einen Vermögensbericht erstellen, der den Stand der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen ausweist — genau diese Zahl brauchst Du für den Kaufpreis.

Der Verkäufer sagt, die Unterlagen kommen zum Notartermin. Reicht das?

Nein, denn beim Notartermin unterschreibst Du, und wer erst dort von einer beschlossenen Dachsanierung erfährt, hat keine Verhandlungsposition mehr — die Unterlagen gehören mindestens zwei Wochen vorher auf den Tisch.

Kann ich später vom Kaufvertrag zurücktreten, wenn Unterlagen gefehlt haben?

In aller Regel nicht, weil unter Ausschluss der Sachmängelhaftung verkauft wird; der Ausschluss greift aber nicht bei zugesicherten Eigenschaften und nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln, weshalb Zusicherungen in die Urkunde gehören.

Wo bekomme ich Teilungserklärung und Grundbuchauszug in Essen?

Über das Grundbuchamt beim Amtsgericht Essen, Zweigertstraße 52, für Kettwig und Werden über das Amtsgericht Essen und für Steele, Kray, Horst und Überruhr über das Amtsgericht Essen-Steele, jeweils gegen Darlegung eines berechtigten Interesses nach § 12 GBO.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

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Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

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Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 3, 5, 7, 8, 10, 12, 13, 14, 16, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 26a, 27, 28 WEG in der Fassung nach dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, § 12 GBO, § 29 GBO, § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung, § 311b BGB, §§ 656a–656d BGB, § 17 BeurkG. Rechtsprechung: Bundesgerichtshof und Bundesfinanzhof. Zuständigkeiten: Amtsgerichte Essen, Essen-Borbeck und Essen-Steele. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.