Zertifizierter Verwalter – einfach erklärt

Auf der Tagesordnung steht: „Neubestellung des Verwalters“. Drei Angebote liegen vor, eines ist deutlich günstiger. In der Diskussion fragt jemand, ob der günstige Anbieter überhaupt zertifiziert ist. Niemand weiß, was das genau bedeutet — und ob es eine Rolle spielt.

Es spielt eine Rolle. Seit der WEG-Reform ist es sogar ein Anspruch, den ein einzelner Eigentümer durchsetzen kann.

Was ist ein zertifizierter Verwalter?

Ein zertifizierter Verwalter ist eine Person, die vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung bestanden hat und damit nachweist, dass sie die rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse für die Verwaltung von Wohnungseigentum besitzt.

Die Grundlage steht in § 26a des Wohnungseigentumsgesetzes. Wer die Prüfung bestanden hat oder ihr gleichgestellt ist, darf sich zertifizierter Verwalter nennen. Wer sie nicht hat, darf es nicht — die Bezeichnung ist geschützt.

Die Einzelheiten regelt die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung, kurz ZertVerwV.

Was sich seit der WEG-Reform geändert hat

Nach altem Recht gab es im Wohnungseigentumsgesetz keinerlei Anforderung an die Qualifikation eines Verwalters. Jeder durfte sich bewerben lassen und bestellt werden, unabhängig von Ausbildung oder Erfahrung. Die einzigen Hürden kamen aus dem Gewerberecht: die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 der Gewerbeordnung, der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung und eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren (§ 34c Abs. 2a GewO). Über Fachkenntnisse sagte das nichts.

Seit der Reform gilt: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Damit ist es kein frommer Wunsch mehr, sondern ein durchsetzbarer Anspruch jedes einzelnen Eigentümers.

Es gibt eine Ausnahme, und sie ist eng. Der Anspruch besteht nicht, wenn alle drei Voraussetzungen zusammenkommen: Es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt, und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Fehlt eine dieser Bedingungen — etwa weil ein externes Unternehmen verwaltet — greift der Anspruch wieder. Für eine kleine WEG mit Selbstverwaltung ist das die praktisch wichtigste Erleichterung.

Wie die Prüfung aussieht

Geprüft wird vor einer Industrie- und Handelskammer, schriftlich und mündlich (§ 3 ZertVerwV). Der schriftliche Teil dauert mindestens 90 Minuten und deckt die Themenbereiche der Verordnung ab: Grundlagen der Immobilienwirtschaft, rechtliche, kaufmännische und technische Grundlagen. Bei den letzten drei sind vertiefte Kenntnisse verlangt, beim ersten genügen Grundkenntnisse (§ 1 ZertVerwV).

Wer den schriftlichen Teil besteht, wird mündlich geprüft; bis zu fünf Prüflinge gleichzeitig, mindestens 15 Minuten je Person. Bestanden ist, wer im schriftlichen Teil in jedem Themenbereich und im mündlichen Teil jeweils mindestens 50 Prozent der Punkte erreicht (§ 5 ZertVerwV).

Von der Prüfung befreit und einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt ist, wer die Befähigung zum Richteramt hat, eine abgeschlossene Ausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann beziehungsweise zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, den anerkannten Abschluss Geprüfte Immobilienfachwirtin oder Geprüfter Immobilienfachwirt oder einen Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt (§ 7 ZertVerwV).

Und bei Unternehmen? Eine GmbH darf sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind (§ 8 ZertVerwV). Es geht also um die Menschen, die Deine Abrechnung machen — nicht um den Geschäftsführer allein.

Warum das für Dich wichtig ist

Weil die Verwaltung über Geld entscheidet, das Dir gehört. Der Verwalter stellt den Wirtschaftsplan auf, erstellt die Jahresabrechnung, führt die Beschlusssammlung und erstellt seit der Reform zusätzlich einen Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Fehler an diesen Stellen kosten die Gemeinschaft schnell mehr, als die Verwaltergebühr eines ganzen Jahres ausmacht.

Im Ruhrgebiet, wo viele Eigentumswohnungen aus umgewandelten Beständen der 1950er und 1960er Jahre stammen, kommt ein zweiter Punkt dazu: Diese Häuser haben Sanierungsbedarf, und die Frage, was Erhaltung und was bauliche Veränderung ist, entscheidet über die Kostenverteilung. Wer das nicht sicher trennt, produziert anfechtbare Beschlüsse. In den rund 4.000 Wohneinheiten, die GOTTSCHLING Immobilien im Ruhrgebiet verwaltet, ist das der Alltag.

Setzt die Gemeinschaft die Bestellung nicht um, kannst Du sie einklagen — notfalls über eine Beschlussersetzungsklage, bei der das Gericht den Beschluss selbst fasst (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Zuständig ist das Amtsgericht am Ort des Grundstücks (§ 43 Abs. 2 WEG); für weite Teile Essens das Amtsgericht Essen, Zweigertstraße 52.

Die häufigsten Fallstricke

Zertifikat verwechselt mit Gewerbeerlaubnis

Die Erlaubnis nach § 34c GewO braucht jeder gewerbliche Verwalter, sie sagt aber nichts über Fachkenntnisse. Das Zertifikat nach § 26a WEG ist etwas anderes. Lass Dir im Zweifel beides zeigen.

Nur der Chef ist zertifiziert

Entscheidend sind die Beschäftigten, die unmittelbar mit der WEG-Verwaltung betraut sind (§ 8 ZertVerwV). Frag danach, wer Dein Objekt betreut — nicht nur, wer unterschreibt.

Der Ausnahmetatbestand wird zu weit ausgelegt

Die drei Bedingungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG müssen zusammen erfüllt sein. Eine Gemeinschaft mit sechs Einheiten und einem externen Verwalter fällt nicht darunter.

Die Bestellung läuft zu lange

Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine längere Bestellung ist unwirksam. Abweichungen davon sind nicht zulässig (§ 26 Abs. 5 WEG).

Das Wichtigste in Kürze

• Zertifizierter Verwalter ist, wer die IHK-Prüfung nach § 26a WEG bestanden hat oder ihr nach § 7 ZertVerwV gleichgestellt ist.
• Seine Bestellung gehört seit der WEG-Reform zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
• Die Ausnahme greift nur bei weniger als neun Sondereigentumsrechten, einem Eigentümer als Verwalter und weniger als einem Drittel, das die Zertifizierung verlangt.
• Bei Unternehmen kommt es auf die Beschäftigten an, die die Verwaltung tatsächlich führen.
• Nach altem Recht gab es im WEG überhaupt keine Qualifikationsanforderung.
• Bestellung höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung höchstens drei Jahre; jederzeitige Abberufung ist möglich.

Häufige Fragen

Muss Deine Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellen?

Die Bestellung gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung, und jeder Eigentümer kann sie verlangen — außer die enge Ausnahme des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG greift. Ein Beschluss, der bewusst einen nicht zertifizierten Verwalter bestellt, ist anfechtbar.

Was passiert, wenn trotzdem ein nicht zertifizierter Verwalter bestellt wird?

Der Beschluss ist nicht automatisch unwirksam, aber angreifbar. Ficht ihn niemand innerhalb eines Monats an, bleibt er bestehen. Mehr dazu unter Anfechtungsklage.

Gilt das Zertifikat unbefristet?

Die Verordnung sieht keine Befristung des Zertifikats vor. Unabhängig davon bleibt die gewerberechtliche Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren bestehen (§ 34c Abs. 2a GewO).

Kann ein Eigentümer aus dem Haus Verwalter sein?

Ja. Das ist gerade in kleinen Gemeinschaften üblich und der Kern der Ausnahmeregelung. Er braucht dann keine Zertifizierung, solange die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wie prüfe ich, ob jemand wirklich zertifiziert ist?

Lass Dir die Prüfungsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer oder den Nachweis der Gleichstellung nach § 7 ZertVerwV zeigen. Eine Angabe auf der Website ist kein Nachweis.

Lässt sich ein Verwalter loswerden, der schlecht arbeitet?

Ja. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden; sein Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Beschluss darüber fällt in der Eigentümerversammlung.

Was darf der Verwalter eigentlich allein entscheiden?

Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen und solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Gemeinschaft kann diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken.

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Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

Zuletzt geprüft am 5. September 2026. Rechtsgrundlagen wurden am Wortlaut auf gesetze-im-internet.de geprüft. Marktdaten: Gutachterausschuss für Grundstückswerte in der Stadt Essen über BORIS.NRW. Kosten- und Zeitangaben sind Größenordnungen aus der Praxis, keine amtlichen Zusagen. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung – im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.