Auslandsvollmacht und Apostille für den Notartermin

Ein Blatt Papier, unterschrieben, daneben der Stempel eines Notars irgendwo in Südamerika. Reicht das für den Verkauf einer Wohnung in Essen? Nein. Nicht weil der Kollege dort schlecht gearbeitet hätte, sondern weil eine Unterschrift aus dem Ausland in Deutschland zunächst nur ein Stück Papier ist. Damit daraus eine Urkunde wird, die das Grundbuchamt akzeptiert, fehlen zwei Schritte.

Warum die Vollmacht überhaupt Form braucht

Der Ausgangspunkt klingt entspannt. Nach § 167 Abs. 2 BGB braucht eine Vollmacht nicht die Form, die für das Geschäft gilt, auf das sie sich bezieht. Für einen Kaufvertrag über ein Grundstück wäre also streng genommen ein formloser Zettel denkbar.

Praktisch stimmt das nicht, und zwar wegen des Grundbuchs. § 29 GBO sagt: Eine Eintragung soll nur vorgenommen werden, wenn die Eintragungsbewilligung und die sonstigen erforderlichen Erklärungen durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachgewiesen werden. Wer für Dich die Auflassung erklärt und die Eintragung bewilligt, muss dem Grundbuchamt in genau dieser Form belegen, dass er das darf. Für die Vollmacht heißt das: mindestens öffentliche Beglaubigung.

Die Praxis verlangt trotzdem oft mehr, nämlich eine Beurkundung. Das hat einen sachlichen Grund. Bei einer bloßen Unterschriftsbeglaubigung prüft der Notar nach § 40 Abs. 2 BeurkG nur, ob Gründe bestehen, seine Amtstätigkeit zu versagen. Den Inhalt des Textes prüft er nicht. Steht in Deiner Vollmacht etwas Falsches oder fehlt eine Befugnis, merkt das niemand, bis der Notartermin in Essen daran scheitert. Bei der Beurkundung ist der Inhalt Sache des Notars. Dazu kommt: Bindet Dich die Vollmacht schon selbst, etwa weil sie unwiderruflich sein soll, wird die Formfrage rechtlich heikel. Diesen Streit will niemand führen. Deshalb wird beurkundet, wenn es irgend geht.

Beglaubigung und Beurkundung sind zwei verschiedene Dinge

Merksatz: Die Beglaubigung sagt, wer unterschrieben hat. Die Beurkundung sagt, was gilt.

Wie die ausländische Urkunde in Deutschland brauchbar wird

Ein deutsches Amt kann nicht wissen, ob der Stempel eines Notars in Bangkok echt ist. Ein Gericht darf zwar nach § 438 ZPO nach den Umständen des Falles entscheiden, ob es eine ausländische Urkunde ohne näheren Nachweis für echt hält. Verlassen sollte man sich darauf nicht. Deshalb kennt das Recht zwei geregelte Wege.

Die Apostille. Sie stammt aus dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Rund 130 Staaten und Gebiete sind Vertragsparteien. Der entscheidende Satz lautet: Die Apostille wird von einer Behörde des Staates erteilt, der die Urkunde ausgestellt hat. Nicht die deutsche Botschaft, nicht das Grundbuchamt, sondern eine Stelle im Ausstellungsstaat, je nach Land ein Ministerium oder ein Gericht. Umgekehrt läuft es genauso: Soll die Urkunde eines Essener Notars in einem Vertragsstaat verwendet werden, erteilt die Apostille das Landgericht am Sitz des Notars, für Essener Notare also das Landgericht Essen.

Die Legalisation. Für Staaten außerhalb des Übereinkommens bleibt der alte Weg. Nach § 13 des Konsulargesetzes sind deutsche Konsularbeamte befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren. Der Vermerk bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und gegebenenfalls das Siegel. Wichtig zu wissen: Einige deutsche Auslandsvertretungen haben die Legalisation in ihrem Amtsbezirk eingestellt, weil die Voraussetzungen dort nicht gegeben sind. Sie können dann nur noch im Wege der Amtshilfe gutachtlich prüfen, ob eine Urkunde formal echt ist. Das dauert und kostet, und deshalb frage ich in solchen Fällen sehr früh beim Notar nach, ob der Weg überhaupt gangbar ist.

Verträge, die beides ersparen. Deutschland hat mit einigen Staaten zweiseitige Abkommen geschlossen, in denen für bestimmte Urkundenarten auf die Legalisation verzichtet wird, unter anderem mit Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich und der Schweiz. Ob Deine Vollmacht darunterfällt, ist eine Frage an den beurkundenden Notar, nicht an Dein Bauchgefühl.

Die Übersetzung

Deutsch ist die Amtssprache, § 184 GVG stellt das für Gerichte klar, und das Grundbuchamt arbeitet nicht anders. Eine spanische, englische oder türkische Vollmacht braucht deshalb eine Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer. Zwei Punkte aus der Praxis: Erstens muss die Apostille mitübersetzt werden, sie ist Teil der Urkunde. Zweitens ist die Reihenfolge wichtig. Erst unterschreiben und beglaubigen lassen, dann die Apostille besorgen, dann alles zusammen übersetzen. Wer zuerst übersetzen lässt, zahlt zweimal.

Am elegantesten ist eine von vornherein zweisprachige Vollmacht, deutsch und Landessprache nebeneinander. Dann versteht der Notar vor Ort, was er beglaubigt, und in Deutschland liegt der deutsche Text schon vor.

Der Weg über die deutsche Auslandsvertretung

Gibt es in erreichbarer Nähe eine deutsche Botschaft oder ein Generalkonsulat, ist das oft der bequemste Weg. Konsularbeamte dürfen nach § 10 Abs. 1 des Konsulargesetzes Willenserklärungen beurkunden sowie Unterschriften und Abschriften beglaubigen. Und Absatz 2 enthält den Satz, auf den es ankommt: Die von einem Konsularbeamten aufgenommenen Urkunden stehen den von einem inländischen Notar aufgenommenen gleich. Keine Apostille, keine Legalisation, keine Übersetzung.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens darf nicht jeder Konsularbeamte alles: Nach § 19 Abs. 2 des Konsulargesetzes sollen Berufskonsularbeamte ohne Befähigung zum Richteramt Willenserklärungen nur beurkunden und Auflassungen nur entgegennehmen, wenn sie vom Auswärtigen Amt dazu besonders ermächtigt sind. Zweitens kann nicht jede Vertretung jede Beurkundung vornehmen, manche beurkunden Vollmachten gar nicht und bieten nur die Unterschriftsbeglaubigung an. Jede Beurkundung setzt eine individuelle Terminabsprache voraus. Ruf also an, bevor Du planst.

Was in eine Verkaufsvollmacht hineingehört

Das ist der Abschnitt, an dem Notartermine wirklich scheitern. Eine Vollmacht, in der nur steht „Herr X darf meine Wohnung verkaufen„, reicht nicht. Sie muss jeden einzelnen Schritt abdecken:

• Abschluss des Kaufvertrags, gern mit einem Mindestkaufpreis als Grenze, wenn Du das Risiko begrenzen willst.
• Erklärung der Auflassung nach § 925 BGB und Bewilligung der Eigentumsumschreibung.
• Bewilligung und Beantragung der Auflassungsvormerkung zugunsten des Käufers. Ohne sie zahlt keine Bank.
• Belastungsvollmacht: Der Käufer darf die Immobilie schon vor der Umschreibung mit der Grundschuld seiner Bank belasten. Fehlt dieser Punkt, kann der Käufer nicht finanzieren, und der ganze Vertrag steht still.
• Entgegennahme von Löschungsbewilligungen für alte Grundschulden in Abteilung III und Bewilligung ihrer Löschung.
• Regelung zum Kaufpreis: Wer ihn entgegennehmen darf, auf welches Konto gezahlt wird, ob ein Notaranderkonto genutzt wird.
• Untervollmacht, damit der Bevollmächtigte im Verhinderungsfall jemanden schicken kann, in der Praxis meist einen Mitarbeiter des Notariats.
• Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB. Diese Vorschrift verbietet dem Vertreter, mit sich selbst ein Geschäft zu schließen. Ohne ausdrückliche Befreiung wäre jede Konstellation blockiert, in der Dein Bevollmächtigter zugleich auf der anderen Seite steht oder eine weitere Partei vertritt.
• Aussagen zu Widerruflichkeit und Geltungsdauer. Eine widerrufliche Vollmacht ist Dir lieber, dem Käufer nicht. Das ist Verhandlungssache.

Vorsorgevollmacht, transmortale Vollmacht, Bankvollmacht

Drei Sonderfälle tauchen immer wieder auf, und alle drei werden verwechselt.

Die Vorsorgevollmacht soll greifen, wenn jemand seine Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln kann. Sie taugt für einen Immobilienverkauf nur, wenn sie Grundstücksgeschäfte ausdrücklich nennt und in der Form des § 29 GBO vorliegt. Eine handschriftliche oder nur privat unterschriebene Vorsorgevollmacht nützt dem Grundbuchamt nichts. Beurkundet ein Notar eine Vorsorgevollmacht, soll er nach § 20a BeurkG auf die Registrierung im Zentralen Vorsorgeregister hinweisen.

Die transmortale Vollmacht gilt über den Tod des Vollmachtgebers hinaus. Sie ist im Erbfall ein sehr praktisches Werkzeug, weil der Bevollmächtigte handeln kann, während der Erbnachweis noch fehlt. Aber: Die Erben treten in die Stellung des Vollmachtgebers ein und können die Vollmacht widerrufen. Wer sie nutzt, sollte das mit allen Erben abgestimmt haben. Wann Du für das Grundbuch ohnehin keinen Erbschein brauchst, steht unter Immobilie verkaufen ohne Erbschein.

Die Bankvollmacht ist keine Grundstücksvollmacht. Sie wirkt nur gegenüber dem Kreditinstitut, sie ist nicht öffentlich beglaubigt, und sie erfüllt § 29 GBO nicht. Mit einer Kontovollmacht kannst Du die Wohnung Deiner Mutter nicht verkaufen. Das ist der häufigste Irrtum in diesem Bereich.

Dauer und Kosten

Der Geschäftswert einer Verkaufsvollmacht ist nach § 98 Abs. 1 GNotKG die Hälfte des Werts des Geschäfts, auf das sie sich bezieht, höchstens jedoch eine Million Euro. Bei einem Kaufpreis von 300.000 Euro rechnet der Notar also mit 150.000 Euro.

Zu den Notargebühren kommt die Umsatzsteuer, zu allem kommt der beeidigte Übersetzer, der nach Umfang abrechnet. Hol Dir dort vorab einen Kostenvoranschlag.

Bei der Dauer bin ich ehrlich: Sie hängt am Ausland, nicht an Deutschland. Termin beim Notar oder Konsulat, Apostille, Postweg nach Essen und Übersetzung addieren sich meist zu mehreren Wochen. Amtliche Bearbeitungszeiten dafür gibt es nicht, wer Dir eine Zahl nennt, rät. Plane großzügig und fang früh an.

Der wichtigste Rat: Der Entwurf kommt aus Essen

Wenn Du aus diesem Text eine Sache mitnimmst, dann diese: Lass den Vollmachtstext niemals im Ausland formulieren. Bestell den Entwurf bei dem Notar, der später den Kaufvertrag in Essen beurkundet. Er weiß, welche Befugnisse das Grundbuchamt des Amtsgerichts Essen sehen will, er formuliert die Belastungsvollmacht so, wie die finanzierende Bank sie braucht, und er kennt die Fallen. Der Notar oder Konsularbeamte im Ausland beglaubigt oder beurkundet dann diesen fertigen Text.

Umgekehrt läuft es regelmäßig schief. Eine im Ausland frei formulierte Vollmacht ist meistens zu kurz, nennt die Auflassung nicht oder vergisst die Belastungsvollmacht. Dann fängt alles von vorn an: neuer Termin, neue Apostille, neue Übersetzung, neue Wochen. Wie sich der übrige Verkauf aus der Ferne organisieren lässt, steht unter Immobilie aus dem Ausland verkaufen. Was das Finanzamt im Erbfall an Wert ansetzt, unter Immobilie im Nachlass bewerten, und wie sich die Steuer daraus errechnet, unter Erbschaftsteuer berechnen. Welche Papiere sonst noch zusammenkommen müssen, listet Unterlagen für den Immobilienverkauf, und wie der Marktwert überhaupt ermittelt wird, erklärt Bewertungsverfahren wählen.

Fazit

Für das Grundbuchamt genügt bei einer Verkaufsvollmacht grundsätzlich die öffentliche Beglaubigung nach § 29 GBO, in der Praxis wird trotzdem fast immer beurkundet, weil nur dabei jemand den Inhalt prüft. Damit eine im Ausland errichtete Urkunde in Deutschland gilt, braucht sie in Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens eine Apostille durch eine Behörde des Ausstellungsstaats, sonst die Legalisation, dazu eine Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer. Der Weg über eine deutsche Auslandsvertretung erspart all das, weil Konsularurkunden nach § 10 Abs. 2 des Konsulargesetzes deutschen Notarurkunden gleichstehen, funktioniert aber nicht überall. Inhaltlich muss die Vollmacht Auflassung, Vormerkung, Belastungsvollmacht, Kaufpreisregelung, Untervollmacht und die Befreiung von § 181 BGB abdecken. Und der Entwurf gehört in die Hand des Notars, der den Vertrag später beurkundet.

Häufige Fragen zu Auslandsvollmacht und Apostille

Reicht eine beglaubigte Unterschrift für den Immobilienverkauf?

Für das Grundbuchamt genügt nach § 29 GBO die öffentliche Beglaubigung, in der Praxis verlangen Notar und Käufer aber meist eine Beurkundung, weil bei der Beglaubigung nach § 40 Abs. 2 BeurkG niemand den Inhalt prüft.

Wer erteilt die Apostille auf meine Vollmacht?

Immer eine Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, also nicht die deutsche Botschaft und nicht ein deutsches Gericht, sondern die dort zuständige Stelle, oft ein Ministerium oder ein Gericht.

Brauche ich eine Apostille, wenn ich in Österreich oder der Schweiz lebe?

Möglicherweise nicht, denn Deutschland hat mit mehreren Staaten, darunter Österreich und die Schweiz, zweiseitige Abkommen, die für bestimmte Urkundenarten auf die Legalisation verzichten, das solltest Du aber vorher mit dem beurkundenden Notar klären.

Was gilt in Staaten, die dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind?

Dort bleibt es bei der Legalisation nach § 13 des Konsulargesetzes durch die deutsche Auslandsvertretung, wobei einige Vertretungen die Legalisation in ihrem Amtsbezirk eingestellt haben und nur noch gutachtlich prüfen.

Kann ich zum deutschen Konsulat gehen statt zu einem örtlichen Notar?

Wenn die Vertretung diese Beurkundung anbietet, ja, und es ist meistens der einfachere Weg, weil Konsularurkunden nach § 10 Abs. 2 des Konsulargesetzes deutschen Notarurkunden gleichstehen und weder Apostille noch Übersetzung brauchen.

Muss die Vollmacht übersetzt werden?

Ja, wenn sie in einer fremden Sprache errichtet wurde, und zwar durch einen beeidigten Übersetzer einschließlich der Apostille, weshalb Du am besten von vornherein einen zweisprachigen Text verwendest.

Was kostet die Beurkundung einer Verkaufsvollmacht?

Der Geschäftswert ist nach § 98 Abs. 1 GNotKG die Hälfte des Kaufpreises, bei 300.000 Euro also 150.000 Euro, darauf fällt eine 1,0-Gebühr von 354 Euro zuzüglich Umsatzsteuer an.

Genügt die Kontovollmacht, die ich für meine Mutter habe?

Nein, eine Bankvollmacht wirkt nur gegenüber dem Kreditinstitut, sie ist nicht öffentlich beglaubigt und erfüllt die Anforderungen des § 29 GBO nicht.

Gilt eine Vollmacht nach dem Tod weiter?

Nur wenn sie ausdrücklich über den Tod hinaus erteilt wurde, dann rücken die Erben in die Stellung des Vollmachtgebers ein und können sie widerrufen.

Was passiert, wenn in der Vollmacht ein Punkt fehlt?

Dann kann der Termin platzen oder das Grundbuchamt die Eintragung zurückweisen, und Du brauchst eine neue Vollmacht mit neuer Beglaubigung, neuer Apostille und neuer Übersetzung, weshalb der Entwurf vom Essener Notar kommen sollte.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

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Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

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Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 10, 13, 19 Konsulargesetz, Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, § 29 GBO, § 40 BeurkG, § 181 BGB, § 16a Geldwäschegesetz, §§ 48, 48b, 49, 50 EStG, § 19 AO, §§ 152, 177, 183–191, 198 BewG, GNotKG, Vermessungs- und Wertermittlungskostenordnung NRW. Zuständigkeiten: Amtsgericht Essen, Landgericht Essen, Gutachterausschuss für Grundstückswerte in der Stadt Essen, Finanzamt am Ort der Immobilie. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.