Teilungserklärung beschaffen: drei Wege

Die Bank hat drei Wörter geschrieben, die nach nichts klingen: „nebst sämtlichen Nachträgen“. Auf dem Küchentisch liegt ein Hefter mit vierzig Seiten. Das Deckblatt fehlt, die letzte Seite endet mitten im Satz, und irgendwo in der Mitte steht ein Aufteilungsplan mit Nummern, die zu keiner Wohnung passen. Genau an dieser Stelle bleiben in Essen jede Woche Wohnungsverkäufe hängen. Dabei gibt es drei klar beschreibbare Wege zur vollständigen Sammlung — und einer davon dauert oft nur ein Telefonat.

Was alles zur Teilungserklärung gehört

Der Begriff Teilungserklärung meint im Alltag ein ganzes Aktenbündel. Genau genommen sind es vier Bestandteile mit unterschiedlicher Herkunft.

Die Teilungserklärung im engeren Sinn. Nach § 8 Abs. 1 WEG kann der Eigentümer eines Grundstücks durch Erklärung gegenüber dem Grundbuchamt das Eigentum in Miteigentumsanteile teilen, sodass mit jedem Anteil Sondereigentum verbunden ist. Bei mehreren Eigentümern geschieht dasselbe durch Vertrag nach § 3 WEG. Hier stehen die Miteigentumsanteile, die Nummern der Einheiten und die Abgrenzung zwischen Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum.

Der Aufteilungsplan. § 7 Abs. 4 Nr. 1 WEG verlangt eine von der Baubehörde mit Unterschrift und Siegel oder Stempel versehene Bauzeichnung, aus der die Aufteilung von Gebäude und Grundstück sowie Lage und Größe der Sondereigentums- und Gemeinschaftsflächen hervorgehen. Alle Räume, die zu derselben Einheit gehören, tragen dieselbe Nummer — auch der Keller, der Abstellraum und der Stellplatz.

Die Abgeschlossenheitsbescheinigung. Nach § 7 Abs. 4 Nr. 2 WEG bescheinigt die Baubehörde, dass die Voraussetzungen des § 3 Abs. 3 WEG vorliegen: Die Räume müssen in sich abgeschlossen sein, Stellplätze und Grundstücksflächen durch Maßangaben im Aufteilungsplan bestimmt. In Essen läuft das über die Bauaufsicht; digitale Anfragen nimmt die Stadt ausschließlich unter Abgeschlossenheit-Grundstuecksteilung@essen.de entgegen. Der Antrag ist formlos, muss aber Baujahr, Gemarkung, Flurnummer, Flurstücksnummern und Grundbuchblattnummern enthalten, dazu mindestens zwei Ausfertigungen der Bauzeichnungen aller Geschosse, des Gebäudeschnitts und der Gebäudeansicht. Die Einheiten werden von links nach rechts und von unten nach oben nummeriert, jeder einzelne Raum wird gekennzeichnet, und jedes Fenster in der Ansicht muss zur Nummerierung im Grundriss passen. Die Gebühr richtet sich nach der Zahl der Einheiten und der gewünschten Ausfertigungen.

Die Gemeinschaftsordnung. Meist steht sie als eigener Abschnitt in derselben Urkunde und regelt das Innenverhältnis: Kostenverteilung, Stimmrecht, Sondernutzungsrechte, Zweckbestimmung der Einheiten, Erhaltungspflichten. Rechtlich sind das Vereinbarungen nach § 10 Abs. 1 Satz 2 WEG. Der entscheidende Satz steht in § 10 Abs. 3 WEG: Solche Vereinbarungen wirken gegen den Sondernachfolger eines Wohnungseigentümers nur, wenn sie als Inhalt des Sondereigentums im Grundbuch eingetragen sind. Wer kauft, ist Sondernachfolger. Deshalb zählt nur, was eingetragen ist.

Warum Du wirklich alle Nachträge brauchst

Eine Teilungserklärung ist kein Dokument, sondern eine Kette. Typische Nachträge ordnen Sondernutzungsrechte an Gartenflächen, Stellplätzen oder Kellerräumen zu, ändern den Kostenverteilerschlüssel, wandeln Teileigentum in Wohnungseigentum um, verschieben Miteigentumsanteile nach einem Anbau oder heben eine Veräußerungsbeschränkung auf. Jeder Nachtrag ist eine eigene notarielle Urkunde mit eigener Urkundenrollennummer.

Fehlt ein Glied, liest Du einen Stand, den es nicht mehr gibt. Das ist kein theoretisches Risiko. Wenn im Exposé ein Sondernutzungsrecht am Garten steht, das in der Ursprungsurkunde noch dem teilenden Eigentümer zur freien Zuordnung vorbehalten war, entscheidet allein der Nachtrag, ob es je bei dieser Wohnung gelandet ist. Bei einem Erdgeschossobjekt in Rüttenscheid mit einem Immobilienrichtwert von 2.925 Euro je Quadratmeter kann diese eine Frage über zehntausende Euro entscheiden. Wie Du eine solche Urkunde liest, steht unter Teilungserklärung lesen und verstehen; die Besonderheiten sehr alter Aufteilungen behandelt alte Teilungserklärungen.

Weg 1: über den Verwalter

Der schnellste Weg führt über die Hausverwaltung. § 18 Abs. 4 WEG gibt jedem Wohnungseigentümer das Recht, von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen. Dazu gehört die Teilungserklärung samt Nachträgen, weil der Verwalter sie zur Abrechnung und zur Einladung braucht.

Die Vorteile: meist innerhalb weniger Tage, oft als PDF, häufig gegen eine geringe Aufwandspauschale nach dem Verwaltervertrag. Die Grenzen ebenso. Erstens richtet sich das Recht an die Gemeinschaft, nicht an den Verwalter persönlich, und es steht dem Eigentümer zu — ein Kaufinteressent hat keinen eigenen Anspruch und braucht die Zustimmung des Verkäufers. Zweitens ist der Bestand des Verwalters nicht amtlich. Nach einem Verwalterwechsel fehlen erfahrungsgemäß genau die ältesten Nachträge. Drittens kommen manchmal Scans ohne Deckblatt und ohne Beglaubigungsvermerk, mit denen eine Bank nichts anfangen kann.

Praktisch heißt das: Beim Verwalter anfangen, aber das Ergebnis gegen das Grundbuch prüfen. Was sonst noch aus der Verwaltung kommen sollte, steht unter WEG-Unterlagen vor dem Kauf prüfen.

Weg 2: über das Grundbuchamt beim Amtsgericht

Das ist der amtliche Weg, und er ist der einzige, der Vollständigkeit belegen kann. Grundlage ist § 12 Abs. 1 GBO: Die Einsicht des Grundbuchs ist jedem gestattet, der ein berechtigtes Interesse darlegt — und dasselbe gilt für Urkunden, auf die im Grundbuch zur Ergänzung einer Eintragung Bezug genommen ist. Genau das ist die Teilungserklärung, denn nach § 7 Abs. 3 WEG darf zur näheren Bezeichnung von Gegenstand und Inhalt des Sondereigentums auf die Eintragungsbewilligung Bezug genommen werden. Nach § 12 Abs. 2 GBO kannst Du von allem, was Du einsehen darfst, eine Abschrift fordern, auf Verlangen beglaubigt.

Ein berechtigtes Interesse hat der Eigentümer immer. Ein Kaufinteressent legt es dar, wenn er eine Vollmacht des Eigentümers, einen Maklerauftrag oder einen konkreten Vertragsentwurf vorlegen kann. Wer nur „mal schauen“ will, bekommt nichts — und erfährt es womöglich nicht einmal unbemerkt: Nach § 12 Abs. 4 GBO führt das Grundbuchamt ein Protokoll über Einsichten in Grundbücher und Grundakten sowie über erteilte Abschriften, und der Eigentümer kann daraus Auskunft verlangen.

In Essen gibt es drei Grundbuchämter, und zuständig ist immer das nach der Gemarkung.

Die Kosten stehen im Kostenverzeichnis zum GNotKG und sind überschaubar. Ein Grundbuchausdruck kostet nach Nummer 17000 zehn Euro, ein amtlicher Ausdruck nach Nummer 17001 zwanzig Euro; als elektronische Datei sind es fünf beziehungsweise zehn Euro. Für Kopien aus der Grundakte — und dort liegt die Teilungserklärung — gilt die Dokumentenpauschale nach Nummer 31000: für die ersten fünfzig Seiten je 0,50 Euro, für jede weitere Seite 0,15 Euro. Wird stattdessen eine elektronisch gespeicherte Datei überlassen, sind es 1,50 Euro je Datei, höchstens jedoch 5,00 Euro für alles, was in einem Arbeitsgang übergeben wird.

Eine Beispielrechnung für eine Sammlung aus Ursprungsurkunde, Aufteilungsplan und drei Nachträgen mit zusammen 90 Seiten: 50 Seiten zu 0,50 Euro sind 25,00 Euro, die restlichen 40 Seiten zu 0,15 Euro sind 6,00 Euro, macht 31,00 Euro. Kommt der Grundbuchauszug dazu, sind es 41,00 Euro. Wer die elektronische Übermittlung wählt, bleibt bei wenigen Euro. Die Rechnung stellt die Zentrale Zahlstelle der Justiz separat. Mehr zum Auszug selbst unter Grundbuchauszug in Essen.

Weg 3: über den beurkundenden Notar

Die Teilungserklärung ist eine notarielle Urkunde. Nach § 45 Abs. 1 BeurkG bleibt die Urschrift in der Verwahrung des Notars. Wer eine Ausfertigung verlangen kann, regelt § 51 BeurkG: die Personen, die eine Erklärung abgegeben haben oder in deren Namen sie abgegeben wurde, sowie deren Rechtsnachfolger. Wer eine Wohnung aus dieser Aufteilung gekauft hat, ist Rechtsnachfolger des teilenden Eigentümers und kann nach § 51 Abs. 3 BeurkG auch einfache oder beglaubigte Abschriften verlangen und die Urschrift einsehen.

Bei jüngeren Aufteilungen ist das ein guter Weg, weil der Notar die Urkunde vollständig vorhält. Bei Gebäuden, die in den Fünfziger- bis Siebzigerjahren aufgeteilt wurden, wird es mühsam, weil das Notariat oft nicht mehr existiert. Dann greift § 51 Abs. 1 BNotO — für die Verwahrung der Akten und Urkunden eines ausgeschiedenen Notars ist die Notarkammer zuständig, in deren Bezirk der Amtssitz lag. Über das zentrale Verzeichnis der Notare lässt sich klären, wo ein bestimmtes Urkundenarchiv geführt wird.

Im Verkaufsalltag nutze ich diesen Weg vor allem als Abkürzung: Der Notar, der den Kaufvertrag beurkundet, kann für die Vorbereitung ohnehin in die Grundakte sehen. Ein früher Anruf spart oft Wochen.

Was Käufer und Bank konkret sehen wollen

• Miteigentumsanteil und Nummer der Einheit, abgeglichen mit dem Bestandsverzeichnis des Wohnungsgrundbuchs. Beides muss übereinstimmen.
• Den Aufteilungsplan mit dem Siegel oder Stempel der Baubehörde und der durchgehenden Nummerierung. Wenn der Keller im Plan eine andere Nummer trägt als die Wohnung, gehört er nicht dazu.
• Die Zweckbestimmung. Ist die Einheit als Wohnung oder als Teileigentum ausgewiesen? Ein als Hobbyraum verkaufter Kellerraum darf oft gar nicht bewohnt werden — dazu Hobbyraum und Teileigentum.
• Den Kostenverteilerschlüssel und die Frage, ob einzelne Einheiten von bestimmten Kosten befreit sind.
• Eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG. Braucht der Verkauf die Zustimmung des Verwalters, muss das nach § 7 Abs. 3 Satz 2 WEG ausdrücklich im Grundbuch eingetragen sein — ebenso wie eine Haftung von Sondernachfolgern für Geldschulden. Steht es dort, fehlt ohne die Zustimmung die Eintragungsvoraussetzung, und der Eigentumsübergang stockt.

Die Bank hat ein einfacheres Interesse: Für sie muss feststehen, dass die finanzierte Einheit rechtlich existiert und dass die Räume, für die bezahlt wird, zum Sondereigentum gehören. Ein Verwalter-PDF ohne Nachträge reicht dafür meist nicht.

Wie Du erkennst, ob die Sammlung vollständig ist

Es gibt einen Test, der wirklich funktioniert, und er dauert zehn Minuten. Nimm den aktuellen Grundbuchauszug und lies das Bestandsverzeichnis. Dort wird auf die Eintragungsbewilligung Bezug genommen, mit Datum und in aller Regel mit Urkundenrollennummer. Jede spätere Änderung erzeugt eine weitere Bezugnahme mit eigenem Datum. Jedes im Grundbuch genannte Datum muss in Deiner Sammlung ein Dokument haben. Fehlt eines, fehlt ein Nachtrag — und Du weißt genau, welchen Du beim Grundbuchamt nachfordern musst.

Vier weitere Prüfpunkte kosten fast nichts:

• Trägt jedes Dokument ein Deckblatt mit Notar und Urkundenrollennummer und endet es mit Schlussvermerk und Unterschriften?
• Sind die Seiten durchgehend nummeriert und ist die letzte Seite eine letzte Seite?
• Ergeben die Miteigentumsanteile aller Einheiten zusammen genau 1.000/1.000 oder 10.000/10.000? Ein Rest deutet auf eine nicht dokumentierte Änderung hin.
• Liegt die Abgeschlossenheitsbescheinigung als eigenes Blatt bei, nicht nur als Erwähnung im Text?

Fazit

Zur Teilungserklärung gehören immer vier Dinge: die Teilungserklärung selbst nach § 8 WEG, der Aufteilungsplan, die Abgeschlossenheitsbescheinigung und die Gemeinschaftsordnung — plus jeder einzelne Nachtrag, denn nach § 10 Abs. 3 WEG wirken Vereinbarungen gegen einen Käufer nur, wenn sie im Grundbuch eingetragen sind. Der Verwalter liefert am schnellsten, das Grundbuchamt beim Amtsgericht am verlässlichsten, der beurkundende Notar hilft bei Lücken. In Essen ist je nach Gemarkung das Amtsgericht Essen, Essen-Borbeck oder Essen-Steele zuständig, und die Kosten bleiben mit zehn bis zwanzig Euro für den Auszug und 0,50 Euro je Kopieseite im überschaubaren Rahmen. Ob die Sammlung vollständig ist, sagt Dir nicht der Umfang des Hefters, sondern der Abgleich jeder Bezugnahme im Bestandsverzeichnis mit einem Dokument in Deiner Hand.

Häufige Fragen

Wer darf die Teilungserklärung beim Grundbuchamt anfordern?

Nach § 12 Abs. 1 GBO jeder, der ein berechtigtes Interesse darlegt; beim Eigentümer ist das selbstverständlich, ein Kaufinteressent braucht dafür eine Vollmacht, einen Maklerauftrag oder einen konkreten Vertragsentwurf.

Was kostet eine Kopie der Teilungserklärung beim Amtsgericht?

Für Kopien aus der Grundakte gilt die Dokumentenpauschale nach Nummer 31000 des Kostenverzeichnisses zum GNotKG mit 0,50 Euro je Seite für die ersten fünfzig Seiten und 0,15 Euro für jede weitere; eine elektronische Datei kostet 1,50 Euro, höchstens 5,00 Euro je Arbeitsgang.

Reicht die Fassung, die der Verwalter schickt?

Für den ersten Überblick ja, für Bank und Notar meist nicht, weil Verwalterbestände nach einem Verwalterwechsel häufig unvollständig sind und Scans ohne Deckblatt und Nachträge nichts belegen.

Woran erkenne ich, dass ein Nachtrag fehlt?

Am Bestandsverzeichnis des Grundbuchauszugs: Jede dort genannte Bezugnahme auf eine Eintragungsbewilligung trägt ein Datum, und zu jedem dieser Daten muss ein Dokument in der Sammlung liegen.

Was ist der Unterschied zwischen Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung?

Die Teilungserklärung teilt das Eigentum in Miteigentumsanteile mit Sondereigentum auf, die Gemeinschaftsordnung regelt das Innenverhältnis der Eigentümer und steht meist als eigener Abschnitt in derselben Urkunde.

Brauche ich die Abgeschlossenheitsbescheinigung beim Verkauf noch?

Ja, sie gehört zur Sammlung, weil sie nach § 7 Abs. 4 Nr. 2 WEG Voraussetzung der Aufteilung war und Käufer sowie Bank daran erkennen, dass die Einheit rechtlich sauber entstanden ist.

Wo bekomme ich in Essen eine neue Abgeschlossenheitsbescheinigung?

Bei der Bauaufsicht der Stadt Essen; digitale Anfragen nimmt die Stadt ausschließlich unter Abgeschlossenheit-Grundstuecksteilung@essen.de entgegen, und der formlose Antrag muss Baujahr, Gemarkung, Flurnummer, Flurstücksnummern und Grundbuchblattnummern nennen.

Der beurkundende Notar existiert nicht mehr — was nun?

Nach § 51 Abs. 1 BNotO ist für die Verwahrung der Akten und Urkunden eines ausgeschiedenen Notars die Notarkammer zuständig, in deren Bezirk sein Amtssitz lag, sodass Ausfertigungen und Abschriften dort angefordert werden können.

Wie lange dauert es, bis die Unterlagen da sind?

Der Verwalter liefert oft in wenigen Tagen, das Grundbuchamt braucht je nach Aufkommen länger, und feste Fristen gibt es für keinen der Wege — deshalb gehört der Antrag an den Anfang der Verkaufsvorbereitung und nicht in die Woche vor dem Notartermin.

Wirkt eine Regelung der Gemeinschaftsordnung auch gegen mich als Käufer?

Nur, wenn sie nach § 10 Abs. 3 WEG als Inhalt des Sondereigentums im Grundbuch eingetragen ist; nicht eingetragene Vereinbarungen binden den Sondernachfolger nicht.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

Du überlegst zu verkaufen und willst keine bösen Überraschungen? Ich rechne dir den Verkauf vorher durch – Preis, Kosten, Steuer, Zeitplan. Kostenlose Bewertung anfordern.

Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

Weiterlesen: Immobilie verkaufen in Essen: der Wegweiser · Haus verkaufen in Essen

Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 3, 5, 7, 8, 10, 12, 13, 14, 16, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 26a, 27, 28 WEG in der Fassung nach dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz, § 12 GBO, § 29 GBO, § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung, § 311b BGB, §§ 656a–656d BGB, § 17 BeurkG. Rechtsprechung: Bundesgerichtshof und Bundesfinanzhof. Zuständigkeiten: Amtsgerichte Essen, Essen-Borbeck und Essen-Steele. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.