Mietunterlagen beim Verkauf eines Mietshauses

Ein Kaufinteressent steht im Hausflur eines Sechsfamilienhauses in Steele, blättert in einem Ordner und stellt die einzige Frage, die für ihn zählt: „Was kommt im Monat rein — und wie sicher ist das?“ Im Ordner liegen sechs Mietverträge, zwei davon ohne Unterschrift des zweiten Mieters, ein handschriftlicher Zettel über eine Mieterhöhung und eine Betriebskostenabrechnung, die niemand nachvollziehen kann. Der Interessent klappt den Ordner zu. Nicht weil das Haus schlecht ist, sondern weil er nicht rechnen kann.

Der Käufer kauft nicht das Haus, er kauft die Verträge

Bei einer selbstgenutzten Immobilie schaut ein Käufer auf Substanz, Lage und Grundriss. Bei einem Mietshaus schaut er zuerst auf die Verträge. Sie bestimmen den Ertrag, das Risiko und den Preis — die Substanz kommt danach.

Das liegt an einer Vorschrift, die jeder kennt und wenige zu Ende denken. § 566 BGB sagt: Kauf bricht nicht Miete. Wird vermieteter Wohnraum nach der Überlassung an den Mieter veräußert, tritt der Erwerber anstelle des Vermieters in die Rechte und Pflichten aus dem Mietverhältnis ein — für die Dauer seines Eigentums. Über § 578 BGB gilt das entsprechend für Grundstücke und für Räume, die keine Wohnräume sind.

Der Käufer kann sich die Verträge also nicht aussuchen. Er erbt sie so, wie sie sind: mit der zu niedrigen Miete, mit der unwirksamen Schönheitsreparaturklausel, mit dem Zusatz über den Stellplatz, den vor Jahren jemand auf ein Beiblatt geschrieben hat. Genau deshalb prüft er sie vor dem Kauf so genau — und genau deshalb entscheidet die Qualität Deiner Mietunterlagen über den Preis.

Ein zweiter Punkt aus derselben Vorschrift wird oft übersehen: Nach § 566 Abs. 2 BGB haftest Du als bisheriger Vermieter wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat, wenn der Erwerber seine Pflichten nicht erfüllt. Diese Haftung endet erst, wenn der Mieter durch Deine Mitteilung vom Eigentumsübergang erfährt und dann nicht zum nächstmöglichen Termin kündigt. Die Information der Mieter ist also nicht nur Höflichkeit, sondern Dein eigener Schutz.

Die Mietvertragsakte: eine Mappe je Einheit

Ich lege für jede Einheit eine eigene Akte an, immer in derselben Reihenfolge. Das klingt nach Bürokratie und spart in der Praxis Wochen.

Fehlt ein Original, ist eine vollständige Kopie besser als nichts — aber vermerke es. Ein Käufer verzeiht eine fehlende Seite, wenn sie benannt ist. Was er nicht verzeiht, ist die Entdeckung im Nachhinein.

Nachträge und Mieterhöhungen: wirksam oder nur aufgeschrieben?

Der häufigste Fehler in privat verwalteten Häusern: Es steht etwas im Ordner, das rechtlich nie zustande gekommen ist.

Form. Ein Wohnraummietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen wird, gilt nach § 550 BGB für unbestimmte Zeit — die vereinbarte Befristung fällt also weg. Bei Grundstücken und bei Räumen, die keine Wohnräume sind, genügt inzwischen die Textform. Wichtig für Nachträge: Sie gehören zur Urkunde. Eine Vereinbarung auf einem losen Zettel ohne Bezug zum Vertrag kann die Schriftform zerstören und aus einem befristeten Gewerbemietvertrag ein unbefristetes Verhältnis machen. Bei einem Objekt mit Ladenlokal im Erdgeschoss ist das schnell der wertbestimmende Punkt.

Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete. Nach § 558 BGB darf der Vermieter die Zustimmung verlangen, wenn die Miete zu dem Zeitpunkt, zu dem die Erhöhung eintreten soll, seit fünfzehn Monaten unverändert ist; das Verlangen selbst ist frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung möglich. Und: Der Mieter muss zustimmen. Ohne Zustimmung oder ein Urteil ist die höhere Miete nicht geschuldet, auch wenn sie seit Jahren gezahlt wird — hier hilft dann allenfalls eine stillschweigende Einigung, auf die sich niemand gern verlässt.

Kappungsgrenze in Essen. Innerhalb von drei Jahren darf sich die Miete durch Erhöhungen nach § 558 BGB um höchstens 20 Prozent erhöhen. Der abgesenkte Wert von 15 Prozent gilt nur in Gebieten, die das Land durch Rechtsverordnung bestimmt hat. Essen fehlt in der Anlage zur Mieterschutzverordnung Nordrhein-Westfalen — hier bleibt es also bei 20 Prozent, und auch die Mietpreisbremse greift nicht. Was das im Alltag bedeutet, steht unter Mietpreisbremse in Essen und Mieterhöhung umsetzen.

Modernisierungsumlage. Nach § 559 BGB darf die jährliche Miete um 8 Prozent der für die Wohnung aufgewendeten Kosten steigen. Erhaltungsaufwand, der ohnehin nötig gewesen wäre, ist herauszurechnen. Zusätzlich gibt es eine Kappung: Die monatliche Miete darf innerhalb von sechs Jahren um nicht mehr als 3 Euro je Quadratmeter Wohnfläche steigen, bei einer Ausgangsmiete unter 7 Euro je Quadratmeter nur um 2 Euro. Für den Käufer ist die Rechnung entscheidend, nicht das Schreiben — deshalb gehören Kostenbelege und die Aufteilung auf die Wohnungen in die Akte.

Umwandlung und Sperrfrist. Ist an vermieteten Wohnräumen nach der Überlassung Wohnungseigentum begründet und veräußert worden, kann sich ein Erwerber nach § 577a BGB erst nach drei Jahren auf Eigenbedarf oder Verwertungskündigung berufen. Die Verlängerung auf bis zu zehn Jahre gilt nur in Gebieten, die das Land bestimmt hat — in Essen bleibt es bei drei Jahren. Wer sein Haus vor dem Verkauf aufteilt, sollte das wissen, bevor er es tut.

Kautionen: der Posten, der am häufigsten schiefgeht

Die Mietsicherheit ist beim Verkauf ein eigenes kleines Kapitel, und sie ist der Grund für die meisten Streitigkeiten nach der Übergabe.

Die Regeln sind klar. Nach § 551 BGB darf die Sicherheit höchstens das Dreifache der auf einen Monat entfallenden Miete ohne Betriebskostenpauschale oder -vorauszahlung betragen, der Mieter darf in drei Raten zahlen, und der Vermieter muss eine Geldsumme getrennt von seinem Vermögen anlegen — die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Eine für den Mieter nachteilige Abweichung ist unwirksam.

Beim Verkauf greift § 566a BGB: Der Erwerber tritt in die durch die Sicherheit begründeten Rechte und Pflichten ein. Kann der Mieter die Sicherheit am Ende des Mietverhältnisses vom Erwerber nicht erlangen, bleibt der frühere Vermieter zur Rückgewähr verpflichtet. Diese Nachhaftung ist der Grund, warum ich bei jedem Verkauf auf denselben drei Punkten bestehe:

• Die Kautionen werden tatsächlich übertragen, nicht nur verrechnet. Ein Abzug vom Kaufpreis „für die Kautionen“ ist bequem und lässt Dich trotzdem in der Nachhaftung. Sauber ist die Übertragung der Kautionskonten oder Sparbücher samt Zinsen.
• Jede Kaution wird einzeln belegt. Höhe, Form, Anlagekonto, aufgelaufene Erträge, Datum. Bei Bürgschaften: das Original der Bürgschaftsurkunde und die Umschreibung auf den Erwerber.
• Der Mieter erfährt davon. Eine kurze schriftliche Mitteilung über Eigentumsübergang und neuen Empfänger der Miete beendet Deine Bürgenhaftung nach § 566 Abs. 2 BGB und verhindert, dass jemand weiter auf Dein Konto zahlt.

Ein Hinweis zu Zahlungen: Nach § 566c BGB ist ein Rechtsgeschäft über die Mietforderung zwischen Mieter und altem Vermieter gegenüber dem Erwerber wirksam, soweit es sich nicht auf die Miete für eine spätere Zeit als den Kalendermonat bezieht, in dem der Mieter vom Eigentumsübergang erfährt. Wer die Mieter zu spät informiert, produziert also echte Ausfälle beim Käufer — und Streit über deren Ausgleich.

Betriebskosten: drei Jahre lückenlos, sonst wird gerechnet

Die Betriebskostenabrechnung ist für einen Kaufinteressenten das ehrlichste Dokument im ganzen Ordner. Sie zeigt nicht nur die Kosten, sondern auch, wie das Haus geführt wird.

Wichtig ist die Frist. Nach § 556 Abs. 3 BGB ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Umgekehrt hat auch der Mieter zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben.

Für den Verkauf ergeben sich daraus drei Aufgaben:

• Offene Abrechnungen erledigen oder benennen. Eine noch nicht erstellte Abrechnung ist eine Verbindlichkeit, die der Käufer mitkauft. Steht die Frist kurz vor dem Ablauf, wird daraus ein Preisthema.
• Die Abrechnung des laufenden Zeitraums regeln. Wer für das Jahr abrechnet, in dem der Übergang liegt, steht nicht im Gesetz, sondern gehört in den Kaufvertrag. Üblich ist, dass der Erwerber für den gesamten Zeitraum gegenüber den Mietern abrechnet und die Beteiligten intern nach dem Stichtag ausgleichen.
• Die Belege mitgeben. Rechnungen der Versorger, Verträge über Wartung und Reinigung, Heizkostenabrechnungen des Dienstleisters, Zählerstände zum Stichtag. Ohne Belege kann der Käufer die erste eigene Abrechnung nicht erstellen. Wie sie aufgebaut ist, steht unter Betriebskostenabrechnung erstellen.

Nicht vergessen: die Aufteilung der Kosten für Kohlendioxid bei fossilen Heizungen. Sie folgt einem Stufenmodell nach dem energetischen Zustand des Gebäudes und muss in der Abrechnung erkennbar sein — Details unter CO2-Kosten aufteilen.

Die Mieterliste: ein Blatt, das über den Preis entscheidet

Wenn ich ein Mietshaus aufnehme, entsteht als Erstes diese Tabelle. Sie ist das Herzstück jeder Unterlage und der Grund, warum ein Interessent überhaupt weiterliest.

Zwei Spalten fehlen bewusst in dieser Darstellung und gehören trotzdem in Deine interne Fassung: die Ist-Miete und der Rückstand. Der Unterschied zwischen Soll und Ist ist die wichtigste Zahl im ganzen Haus. Soll-Miete ist, was vertraglich geschuldet wird. Ist-Miete ist, was tatsächlich eingeht. Wer nur die Soll-Miete zeigt, wird beim ersten Blick in die Kontoauszüge unglaubwürdig — und alles andere im Ordner wird ab da auch angezweifelt.

Dazu gehört eine ehrliche Zeile über laufende Verfahren: Mahnbescheid, Räumungsklage, Zahlungsklage, ein anhängiger Streit über eine Betriebskostenabrechnung, eine gerichtlich geltend gemachte Zustimmung zur Mieterhöhung. Für Wohnraum in Steele, Kray, Freisenbruch, Horst und Überruhr ist das Amtsgericht Essen-Steele am Grendplatz 2 zuständig, für weite Teile der übrigen Stadt das Amtsgericht Essen an der Zweigertstraße 52. Ein laufendes Verfahren ist kein Makel — ein verschwiegenes ist einer. Zum Umgang damit: Verkauf mit Mietrückstand.

Was ein Kaufinteressent zur Renditeprüfung wirklich braucht

Ein Kapitalanleger rechnet in einer bestimmten Reihenfolge. Wenn Deine Unterlagen dieser Reihenfolge folgen, kommt er schnell zu einem Ergebnis — und ein Interessent, der rechnen kann, bietet.

Ein Beispiel mit den Zahlen der Tabelle oben: Die Soll-Kaltmiete der fünf vermieteten Einheiten ergibt 2.451 Euro im Monat, also 29.412 Euro im Jahr. Bei einem Kaufpreis von 620.000 Euro sind das rund 21 Jahresmieten oder eine Bruttorendite von etwa 4,7 Prozent. Wird die leere Wohnung für 9 Euro je Quadratmeter vermietet, kommen 6.264 Euro im Jahr dazu — die Rendite steigt auf etwa 5,8 Prozent. Genau diese zweite Zahl kann der Interessent nur bilden, wenn Deine Unterlagen Fläche, Zustand und Vergleichsmiete hergeben. Wie so eine Rechnung sauber aufgebaut wird, steht unter Mietrendite berechnen, die Verkäufersicht unter Mehrfamilienhaus verkaufen.

Und die Fläche ist keine Nebensache: Sie steht in jeder Mietberechnung im Nenner. Stimmt die im Vertrag genannte Wohnfläche nicht, wackelt die Miete je Quadratmeter im ganzen Haus. Dazu Wohnflächenberechnung erstellen.

Datenschutz: was wann an wen geht

Mietunterlagen enthalten personenbezogene Daten: Namen, Geburtsdaten, Kontoverbindungen, manchmal Angaben zu Beruf, Einkommen oder Gesundheit. Für den Umgang damit gilt die Datenschutz-Grundverordnung — auch für private Vermieter.

Praktisch lässt sich das in drei Stufen auflösen:

Die Übergabe der vollständigen Akten an den Käufer ist zulässig und nötig — er tritt nach § 566 BGB in die Verträge ein und kann seine Pflichten sonst nicht erfüllen. Was nicht zulässig ist: dieselben Daten an jeden Interessenten zu verteilen, der ein Exposé anfordert. Die Faustregel lautet, so wenig wie möglich und so spät wie möglich, aber vollständig, sobald es nötig ist. Wie das technisch sauber geht — Schwärzen, Datenraum statt E-Mail-Anhang, Zugriffe protokollieren —, steht unter Unterlagen digitalisieren und sicher weitergeben. Und weil Versicherungsscheine für ein Mietshaus ebenfalls dazugehören: Versicherungsunterlagen beim Verkauf.

Die Mieter selbst solltest Du früh und ehrlich einbinden. Vom Verkauf erfahren sie ohnehin, spätestens bei der ersten Besichtigung. Ein kurzer Brief, der erklärt, dass § 566 BGB gilt und der Mietvertrag unverändert weiterläuft, nimmt fast jede Sorge — und Mieter, die kooperieren, sind bei Besichtigungsterminen Gold wert.

Fazit

Beim Verkauf eines Mietshauses kauft der Erwerber die Verträge mit, weil § 566 BGB ihn ohne Wahlmöglichkeit in jedes Mietverhältnis eintreten lässt. Deshalb entscheidet die Qualität der Mietunterlagen über Preis und Tempo: eine Akte je Einheit, vollständige Nachträge, Mieterhöhungen mit dokumentierter Zustimmung, Kautionen einzeln belegt und tatsächlich übertragen. Die Nachhaftung nach § 566a BGB und die Bürgenhaftung nach § 566 Abs. 2 BGB enden nicht mit der Beurkundung, sondern erst mit sauberer Übertragung und rechtzeitiger Information der Mieter. Eine Mieterliste, die Soll und Ist, Rückstände und laufende Verfahren offen ausweist, wirkt stärker als jede geschönte Aufstellung. Und beim Datenschutz gilt: gestuft weitergeben, schwärzen, was nicht gebraucht wird, und erst dem Erwerber die vollständigen Akten übergeben.

Häufige Fragen

Muss ich Mietverträge kündigen, bevor ich ein Mietshaus verkaufe?

Nein, und Du kannst es auch nicht wegen des Verkaufs — nach § 566 BGB tritt der Käufer in die bestehenden Mietverhältnisse ein, die Verträge laufen unverändert weiter.

Wer haftet für die Kaution, wenn der Mieter nach dem Verkauf auszieht?

Zunächst der Erwerber, der nach § 566a BGB in die Rechte und Pflichten aus der Sicherheit eintritt; kann der Mieter die Kaution von ihm nicht erlangen, bleibt der frühere Vermieter zur Rückgewähr verpflichtet.

Reicht es, die Kautionen beim Kaufpreis zu verrechnen?

Bequem ja, sicher nein — die Nachhaftung bleibt bestehen; sauber ist die tatsächliche Übertragung der Kautionskonten samt aufgelaufener Erträge mit einzelnem Nachweis je Mietverhältnis.

Wie viele Betriebskostenabrechnungen sollte ich bereitlegen?

Die der letzten drei Jahre, jeweils mit den zugehörigen Belegen und Zählerständen, damit der Käufer die umlagefähigen Kosten prüfen und seine erste eigene Abrechnung erstellen kann.

Was passiert mit einer noch nicht erstellten Abrechnung?

Sie bleibt eine Verpflichtung gegenüber dem Mieter, und nach Ablauf des zwölften Monats seit Ende des Abrechnungszeitraums ist eine Nachforderung ausgeschlossen — regelt der Kaufvertrag nichts, wird daraus schnell Streit.

Ist eine Mieterhöhung wirksam, wenn der Mieter sie einfach zahlt?

Verlässlich ist das nicht: Eine Erhöhung nach § 558 BGB setzt die Zustimmung des Mieters oder ein Urteil voraus, deshalb gehört das Zustimmungsschreiben in die Akte, nicht nur das Erhöhungsverlangen.

Gilt in Essen die Kappungsgrenze von 15 Prozent?

Nein, Essen ist in der Anlage zur Mieterschutzverordnung Nordrhein-Westfalen nicht aufgeführt — es bleibt bei 20 Prozent in drei Jahren, und die Mietpreisbremse gilt hier ebenfalls nicht.

Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Miete?

Die Soll-Miete ist der vertraglich geschuldete Betrag, die Ist-Miete das, was tatsächlich eingeht; die Differenz zeigt Rückstände, Minderungen und Leerstand und ist für den Käufer die aussagekräftigste Zahl.

Darf ich einem Interessenten die Mietverträge mit Namen zeigen?

Erst wenn es nötig ist: In der Vermarktung reichen Verträge mit geschwärzten Namen, Geburtsdaten und Bankverbindungen; die vollständigen Akten bekommt der Erwerber, weil er die Verträge erfüllen muss.

Muss ich die Mieter über den Verkauf informieren?

Rechtlich musst Du es nicht vorab, praktisch solltest Du es unbedingt: Die Mitteilung über den Eigentumsübergang beendet Deine Bürgenhaftung nach § 566 Abs. 2 BGB und verhindert, dass die Miete weiter auf Dein Konto läuft.

Was ist bei einem Gewerbemietvertrag im Haus anders?

Über § 578 BGB gilt der Eintritt des Erwerbers entsprechend, für die Form genügt bei Räumen, die keine Wohnräume sind, die Textform — dafür kann ein loser Nachtrag die Befristung zerstören und aus dem Vertrag ein unbefristetes Verhältnis machen.

Wie lange gilt die Kündigungssperrfrist nach einer Umwandlung?

In Essen drei Jahre ab der Veräußerung: Der Erwerber kann sich erst danach auf Eigenbedarf oder Verwertung berufen, die Verlängerung auf bis zu zehn Jahre gilt nur in besonders bestimmten Gebieten.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

Kapitalanlage in Essen – kaufen oder verkaufen? GOTTSCHLING Immobilien verwaltet rund 4.000 Wohneinheiten im Ruhrgebiet. Ich kenne die Zahlen hinter den Fassaden. Objekt bewerten lassen.

Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

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Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 95, 96, 97 VVG, §§ 550, 551, 556, 558, 559, 566, 566a, 566c, 566e, 577a, 578, 634a BGB, § 6 Abs. 1 Nr. 1a und § 35a EStG, §§ 14, 14b UStG, § 29 GBO, §§ 60a, 60b, 80 GModG, § 89 WHG, § 39 AwSV mit Anlage 5, §§ 4, 14, 14a, 19 SchfHwG, Datenschutz-Grundverordnung. Zuständigkeiten: Amtsgericht Essen als Grundbuchamt. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.