WEG-Unterlagen vom Verwalter anfordern

Der Anruf kommt fast immer an einem Dienstagvormittag. Am Telefon ist jemand, der seine Wohnung in Rüttenscheid verkaufen will, und die Frage lautet sinngemäß: „Der Verwalter meldet sich nicht. Was mache ich jetzt?“ Dahinter steckt ein Stapel Papier, den kein Käufer und keine Bank auslässt — und der bei einer Eigentumswohnung über die Hälfte der Unterlagen ausmacht. Wer ihn zu spät anfordert, verliert Wochen an einer Stelle, an der niemand nachhelfen kann.

Wer einen Anspruch hat — und gegen wen er sich richtet

Hier liegt der erste und häufigste Irrtum. Der Anspruch auf die Unterlagen steht in § 18 Abs. 4 des Wohnungseigentumsgesetzes, und der Satz ist kurz: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.

Zwei Dinge stecken darin, die im Alltag ständig verwechselt werden.

• Anspruchsberechtigt ist der Eigentümer. Nicht der Kaufinteressent, nicht der Makler aus eigenem Recht, nicht die Bank des Käufers. Ein Interessent kann die Papiere nur über den Verkäufer bekommen oder mit einer Vollmacht, die der Verkäufer ihm ausstellt.
• Anspruchsgegner ist die Gemeinschaft, nicht der Verwalter persönlich. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist nach § 9a WEG rechtsfähig; der Verwalter handelt für sie. Praktisch schreibst Du trotzdem den Verwalter an, weil er die Akten hat. Rechtlich zielt der Anspruch aber auf die Gemeinschaft — und das wird wichtig, wenn Du ihn durchsetzen musst.

Der Gesetzestext spricht von Einsicht, nicht von Kopien. In der Praxis liefern die meisten Verwaltungen Scans oder PDF-Dateien, weil das für sie billiger ist als ein Einsichtstermin im Büro. Einen Rechtsanspruch darauf, dass Dir alles zugeschickt wird, hast Du nicht in jedem Fall. Einen Anspruch darauf, es zu sehen und Dir davon Abschriften zu machen, schon.

Eine Ausnahme steht ausdrücklich im Gesetz: Bei der Beschluss-Sammlung ist nach § 24 Abs. 7 WEG auch einem Dritten Einsicht zu geben, den ein Wohnungseigentümer dazu ermächtigt hat. Eine kurze schriftliche Ermächtigung des Verkäufers öffnet dem Käufer also genau diese eine Tür.

Die Liste: was Du wirklich brauchst

Ich fordere bei jeder Wohnung dieselben Positionen an. Die Reihenfolge ist keine Bequemlichkeit, sondern folgt dem, was Käufer und Bank zuerst sehen wollen.

Die Teilungserklärung ist die einzige Position auf dieser Liste, die Du auch ohne den Verwalter bekommst: Sie liegt in der Grundakte beim Grundbuchamt. Welche drei Wege es dafür gibt und was sie kosten, steht unter Teilungserklärung beschaffen. Alle übrigen Papiere hat nur die Verwaltung.

Die Beschluss-Sammlung — das unterschätzteste Dokument

Ein Protokoll erzählt, was in einer Versammlung passiert ist. Die Beschluss-Sammlung sagt, was am Ende gilt. Beides zu verwechseln kostet in der Praxis viel Geld.

§ 24 Abs. 7 WEG regelt sie genau. Sie enthält nur den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, der schriftlich gefassten Beschlüsse und der Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten der Gemeinschaft. Die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren; ist ein Beschluss angefochten oder aufgehoben worden, muss das angemerkt werden. Wird ein Beschluss aufgehoben oder ist er für die Eigentümer bedeutungslos geworden, darf der Eintrag gelöscht werden. Und alles ist unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen.

Daraus folgen drei Dinge für Dich.

• Die Sammlung ist der Bestand, nicht die Geschichte. Sie beginnt erst mit ihrer gesetzlichen Einführung; ältere Beschlüsse findest Du nur in den Protokollen.
• Lücken in der Nummerierung sind ein Signal. Fehlt eine Nummer ohne Löschvermerk, wurde nicht sauber geführt.
• Ein „angefochten“-Vermerk ist eine Warnung. Er bedeutet, dass über eine bereits beschlossene Maßnahme noch gestritten wird — häufig über eine, die Geld kostet.

Geführt wird die Sammlung nach § 24 Abs. 8 WEG vom Verwalter. Fehlt einer, übernimmt der Vorsitzende der Versammlung, sofern die Eigentümer nichts anderes beschlossen haben. Wer Beschlüsse und Protokolle nebeneinander lesen will, findet die Anleitung unter Protokolle der Eigentümerversammlung lesen.

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht

Diese drei Papiere gehören zusammen und beantworten drei verschiedene Fragen. § 28 WEG trennt sie sauber.

Der Wirtschaftsplan wird vom Verwalter für ein Kalenderjahr aufgestellt und enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Beschlossen wird darüber, was jeder als Vorschuss zahlt — das ist Dein Hausgeld. Er sagt also, womit ein Käufer künftig monatlich rechnen muss.

Die Jahresabrechnung kommt nach Ablauf des Jahres. Beschlossen wird darüber, ob Nachschüsse eingefordert oder die Vorschüsse angepasst werden. Sie sagt, ob der Plan gehalten hat. Drei Jahrgänge nebeneinander zeigen mehr als jeder einzelne: Steigen die Instandhaltungskosten jedes Jahr, ist das kein Zufall.

Der Vermögensbericht ist die jüngste der drei Pflichten. Der Verwalter muss ihn nach Ablauf eines Kalenderjahres erstellen; er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, und er ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen. Das ist der kürzeste Weg zu der einen Zahl, die jeder Käufer wissen will: Wie viel Geld liegt auf dem Konto der Gemeinschaft?

Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG ausdrücklich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. „Angemessen“ ist dabei kein fester Satz, sondern hängt vom Alter und Zustand des Gebäudes ab. Wie Du die Zahl bewertest, ohne Dich von einem hohen Kontostand blenden zu lassen, steht unter Erhaltungsrücklage prüfen.

Laufende Beschlüsse und Sonderumlagen: die teure Lücke

Der gefährlichste Satz in einem Exposé lautet: „Sanierung ist beschlossen und wird noch durchgeführt.“ Denn dann steht die Frage im Raum, wer zahlt.

Die Faustregel im Wohnungseigentum: Es kommt darauf an, wann die einzelne Vorschussrate fällig wird und wer zu diesem Zeitpunkt im Grundbuch steht. Wird eine Sonderumlage vor dem Eigentumsübergang beschlossen, aber erst danach fällig, trifft die Zahlung wirtschaftlich den Käufer — obwohl er beim Beschluss gar nicht dabei war. Genau deshalb gehört jeder offene Sanierungsbeschluss mit Betrag, Fälligkeitsplan und Restsumme in den Kaufvertrag, und zwar mit einer klaren Regelung, wer welche Rate trägt. Was der Notartermin sonst noch klärt, steht unter Kaufvertrag prüfen.

Praktisch verlange ich vom Verwalter zu jeder beschlossenen Maßnahme drei Angaben: den Beschlusstext im Wortlaut, die bisher eingezahlten Beträge auf diese Wohnung und den offenen Rest mit Fälligkeitsterminen. Das ist eine kurze E-Mail und beendet später eine lange Diskussion.

Hausgeldrückstände: warum die Schulden der Nachbarn Dich angehen

Für Schulden des Verkäufers haftet ein Käufer nicht persönlich — Hausgeld ist keine Last, die auf der Wohnung ruht. Trotzdem ist die Frage nach den Rückständen der gesamten Gemeinschaft eine der wichtigsten überhaupt.

Der Grund ist einfach: Die Gemeinschaft muss ihre Rechnungen bezahlen, auch wenn einzelne Eigentümer nicht zahlen. Fällt Geld aus, wird die Lücke über eine Sonderumlage geschlossen — und die zahlen alle anderen mit. In einem Haus mit zwölf Einheiten reicht ein Ausfall, um die Rücklage in einem Jahr aufzuzehren.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Zwölf Einheiten, Hausgeld je 280 Euro im Monat, macht rund 40.000 Euro Jahresbudget. Steht ein Eigentümer mit zwei Jahresbeiträgen im Rückstand, fehlen der Gemeinschaft rund 6.700 Euro. Auf elf zahlende Einheiten umgelegt sind das gut 600 Euro Sonderumlage je Wohnung. Diese Zahl steht in keinem Exposé, aber in der Antwort des Verwalters.

So forderst Du an, dass es funktioniert

Verwaltungen bearbeiten sehr viele solcher Anfragen. Wer es der Sachbearbeitung leicht macht, bekommt schneller Antwort. Meine Anfrage enthält immer dieselben Bausteine:

• Objekt eindeutig benennen — Straße, Hausnummer, Nummer der Einheit laut Teilungserklärung, Miteigentumsanteil.
• Eigentümerstellung nachweisen — Kopie des Grundbuchauszugs oder der letzten Hausgeldabrechnung.
• Die Liste als Aufzählung schicken, nicht als Fließtext. Punkt für Punkt, damit nichts untergeht.
• Den Anlass nennen — „beabsichtigter Verkauf“ reicht und erklärt, warum es eilt.
• Digitale Übermittlung anbieten und ausdrücklich zusagen, die Kosten zu übernehmen.
• Eine Frist setzen, angemessen und höflich: zwei Wochen sind üblich.
• Textform wählen — E-Mail genügt, aber schreibe so, dass Du den Vorgang später belegen kannst.

Und ein Punkt, den viele vergessen: Frage nach der Verwalterzustimmung. Enthält die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung, muss der Verwalter dem Verkauf zustimmen, und der Notar braucht diese Erklärung in beglaubigter Form. Das dauert und wird regelmäßig erst beim Notartermin bemerkt. Wie ein solcher Termin abläuft, steht unter Notartermin: Ablauf.

Bearbeitungszeit und Kosten

Es gibt keinen gesetzlichen Gebührenrahmen für Verwalterauskünfte. Was berechnet werden darf, steht im Verwaltervertrag — deshalb gehört der mit auf die Liste. Die folgenden Spannen sind Erfahrungswerte aus Essener Verkäufen.

Der Kostenpunkt ist selten das Problem. Das Problem ist der Kalender: Sommerferien, Versammlungssaison und Verwalterwechsel verlängern jede Bearbeitung. Wer im Frühjahr verkaufen will und im Frühjahr anfragt, hat zu spät angefangen. In welcher Reihenfolge die übrigen Papiere laufen, steht in der Zeitübersicht zur Unterlagenbeschaffung.

Wenn der Verwalter nicht liefert

Zuerst die häufigste Ursache: Die Anfrage ist im Postfach untergegangen oder es fehlte der Eigentumsnachweis. Ein Anruf klärt das öfter, als man denkt.

Hilft das nicht, gehe ich in dieser Reihenfolge vor.

• Schriftliche Mahnung mit Nachfrist. Sachlich, mit Datum der ersten Anfrage, konkreter Liste und einer neuen Frist von zwei Wochen. Diese Mail ist später Dein Beweis.
• Den Verwaltungsbeirat einschalten. Er prüft Abrechnung und Wirtschaftsplan und hat oft einen kürzeren Draht ins Verwalterbüro als jeder einzelne Eigentümer.
• Das Thema auf die Tagesordnung setzen. Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter einberufen — so steht es in § 24 Abs. 2 WEG.
• Den Anspruch gerichtlich durchsetzen. Die Klage auf Einsicht richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Zuständig ist nach § 43 WEG ausschließlich das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt. Für eine Wohnung in Steele ist das das Amtsgericht Essen-Steele am Grendplatz 2, für die meisten übrigen Essener Stadtteile das Amtsgericht Essen in der Zweigertstraße 52.
• Verwalterwechsel. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, und sein Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Das ist der schärfste Hebel, aber er hilft Dir im laufenden Verkauf nicht mehr rechtzeitig.

Realistisch bleibt: Ein Prozess dauert länger als jeder Verkauf. Deshalb ist das eigentliche Mittel gegen einen trägen Verwalter der Vorlauf. Wer acht Wochen vor dem ersten Foto anfragt, kann eine Verzögerung aussitzen. Wer drei Tage vor dem Notartermin anfragt, kann nur noch hoffen.

Wie sich das in Essen auswirkt

Essen ist eine Stadt der Eigentumswohnungen, und der Bestand ist alt. In Rüttenscheid liegt der Immobilienrichtwert für eine Weiterverkaufswohnung bei 2.925 Euro je Quadratmeter, in Bredeney bei 3.300 Euro, in Katernberg bei 1.900 Euro. Auf eine Wohnung mit 75 Quadratmetern gerechnet bewegt sich derselbe Papierstapel also einmal um 220.000 und einmal um 250.000 Euro — die Sorgfalt beim Lesen ändert sich dadurch nicht.

Was sich ändert, ist die Wirkung einer Lücke. Fehlt bei einer Wohnung für 220.000 Euro die Antwort auf die Frage, ob die Fassade beschlossen ist, zieht ein aufmerksamer Käufer einen Sicherheitsabschlag ab, und der liegt erfahrungsgemäß über dem tatsächlichen Anteil an der Maßnahme. Papier ist hier das billigste Verhandlungsmittel, das es gibt. Wie ein Wohnungsverkauf insgesamt abläuft, steht unter Eigentumswohnung verkaufen; welche Papiere ein Käufer daraus zuerst liest, unter WEG-Unterlagen prüfen.

Ein zweiter Essener Punkt betrifft ältere Aufteilungen. Viele Häuser in Holsterhausen, Frohnhausen oder Altendorf wurden nachträglich in Wohnungseigentum aufgeteilt, oft mit knappen Urkunden und mehreren Nachträgen. Dann entscheidet nicht der Verwalter, sondern der Nachtrag darüber, wem der Kellerraum oder der Stellplatz gehört. Mehr dazu unter alte Teilungserklärung und im Lexikon zu WEG und Teileigentum.

Fazit

Der Anspruch auf die WEG-Unterlagen steht in § 18 Abs. 4 WEG, er gehört dem Eigentümer und richtet sich gegen die Gemeinschaft — ein Kaufinteressent bekommt die Papiere nur über den Verkäufer oder mit dessen Vollmacht. Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG zeigt den geltenden Bestand im Wortlaut und ist wichtiger als jedes einzelne Protokoll, weil sie Anfechtungen und Aufhebungen vermerkt. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht beantworten drei verschiedene Fragen; die eine Zahl, die jeder Käufer hören will, ist der Stand der Erhaltungsrücklage. Beschlossene, aber noch nicht bezahlte Sanierungen gehören mit Betrag und Fälligkeitsplan in den Kaufvertrag. Und wenn der Verwalter schweigt, hilft am Ende nicht das Amtsgericht, sondern der Vorlauf: acht Wochen vor dem ersten Foto anfragen, nicht drei Tage vor dem Notartermin.

Häufige Fragen

Muss der Verwalter mir als Kaufinteressent die Unterlagen herausgeben?

Nein, der Anspruch aus § 18 Abs. 4 WEG steht nur dem Wohnungseigentümer zu; als Interessent bekommst Du die Papiere über den Verkäufer oder mit einer schriftlichen Vollmacht von ihm.

Gegen wen richtet sich der Anspruch auf Einsicht?

Gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen den Verwalter persönlich; er handelt nur für sie, weshalb eine Klage auch gegen die Gemeinschaft zu richten wäre.

Habe ich Anspruch auf Kopien oder nur auf Einsicht?

Das Gesetz nennt die Einsicht; die meisten Verwaltungen schicken trotzdem Scans, weil das für sie einfacher ist als ein Termin im Büro, und Du darfst Dir bei der Einsicht Abschriften machen.

Wer darf in die Beschluss-Sammlung schauen?

Nach § 24 Abs. 7 WEG jeder Wohnungseigentümer und außerdem jeder Dritte, den ein Eigentümer dazu ermächtigt hat — eine kurze schriftliche Ermächtigung des Verkäufers genügt also für den Käufer.

Wie viele Jahre Protokolle soll ich anfordern?

Mindestens drei Jahrgänge, weil sich erst über mehrere Versammlungen zeigt, ob ein Thema jedes Mal vertagt wird; bei bekannten Großmaßnahmen gehe ich weiter zurück.

Was kostet die Zusammenstellung beim Verwalter?

Einen gesetzlichen Gebührenrahmen gibt es nicht; was berechnet werden darf, steht im Verwaltervertrag, und für eine Verwalterbescheinigung mit Rückstandsauskunft sind Beträge im mittleren zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich üblich.

Wie lange dauert es, bis die Unterlagen da sind?

Standardunterlagen kommen oft in wenigen Tagen bis zwei Wochen, eine umfangreiche Zusammenstellung mit Altbeständen kann drei bis sechs Wochen dauern — plane den Vorlauf vor der Vermarktung ein, nicht danach.

Was ist der Unterschied zwischen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung?

Der Wirtschaftsplan enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres und bestimmt die Vorschüsse, die Jahresabrechnung rechnet danach ab und führt zu Nachschüssen oder angepassten Vorschüssen.

Wo steht der Stand der Erhaltungsrücklage?

Im Vermögensbericht, den der Verwalter nach § 28 Abs. 4 WEG nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen hat.

Der Verwalter antwortet gar nicht — was jetzt?

Setze schriftlich eine Nachfrist von zwei Wochen, schalte den Verwaltungsbeirat ein und lass das Thema notfalls auf die Tagesordnung setzen; die gerichtliche Durchsetzung läuft über das Amtsgericht am Ort des Grundstücks und dauert länger als jeder Verkauf.

Brauche ich die Zustimmung des Verwalters zum Verkauf?

Nur wenn die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung enthält; dann braucht der Notar die Zustimmung in beglaubigter Form, und dafür solltest Du zwei bis vier Wochen einplanen.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

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Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

Weiterlesen: Immobilie verkaufen in Essen: der Wegweiser · Haus verkaufen in Essen

Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 18, 24, 26, 28, 43 WEG, §§ 127, 129, 133, 134 BauGB, §§ 8, 8a, 10, 12a KAG NRW, §§ 4, 5, 6, 8, 12, 48, 85 BauO NRW, §§ 79, 80 GModG, § 29 GBO. Zuständigkeiten: Bauaufsicht der Stadt Essen, Amt für Geoinformation, Vermessung und Kataster der Stadt Essen, Amtsgericht Essen als Grundbuchamt. Angaben zu Dauer und Kosten sind Erfahrungswerte, keine amtlichen Zusagen. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.