Wie lange dauert welche Unterlage? Die Zeitübersicht

„Wann können wir denn online gehen?“ Diese Frage kommt meistens in dem Moment, in dem der Entschluss zum Verkauf gerade gefallen ist und die Wohnung noch aufgeräumt aussieht. Meine Gegenfrage ist immer dieselbe: Liegt schon irgendetwas auf dem Tisch? Denn nicht der Markt bestimmt den Starttermin, sondern die Behörde mit der längsten Bearbeitungszeit. Und die kennt weder Deinen Zeitplan noch Deinen Notartermin.

Warum die Papiere den Takt vorgeben

Ein Verkauf hat vier Phasen: Vorbereitung, Vermarktung, Beurkundung, Abwicklung. Nur die erste kannst Du komplett selbst steuern — und genau sie wird am häufigsten unterschätzt. Wer die Unterlagen erst besorgt, wenn ein Käufer da ist, verliert dessen Aufmerksamkeit, während er auf ein Amt wartet. Wer sie vorher hat, verhandelt mit Papier statt mit Vermutungen.

Dazu kommt ein Mechanismus, den viele erst spät verstehen: Fehlende Unterlagen kosten nicht nur Zeit, sie kosten Geld. Ein Käufer, der eine Unbekannte nicht klären kann, zieht dafür einen Sicherheitsabschlag ab — und der ist fast immer größer als der Betrag, um den es tatsächlich geht. Wie sich das auf den Startpreis auswirkt, steht unter Angebotspreis finden.

Die Zeitübersicht: Unterlage, Stelle, Dauer, Kosten

Die folgende Tabelle ist die Arbeitsgrundlage für jeden Verkauf, den ich in Essen begleite. Die Dauern sind realistische Werte, keine Bestzeiten; die Kosten sind die veröffentlichten Sätze beziehungsweise übliche Marktpreise, wo es keinen Tarif gibt.

Zwei Zahlen aus dieser Tabelle überraschen fast jeden. Erstens: Die gesamte Papiersammlung eines normalen Essener Reihenhauses kostet zusammen selten mehr als dreihundert Euro. Zweitens: Sie dauert trotzdem sechs bis zehn Wochen, wenn man sie nacheinander abarbeitet — und drei bis vier, wenn man sie richtig staffelt.

Was parallel läuft — und was nicht

Der entscheidende Punkt ist nicht die einzelne Bearbeitungszeit, sondern die Abhängigkeit dazwischen. Drei Muster wiederholen sich.

Fast alles läuft parallel. Baulastenauskunft, Altlastenauskunft, Kampfmittelauskunft, Bergbauauskunft und Anliegerbescheinigung sind verschiedene Stellen mit verschiedenen Aktenzeichen. Sie warten nicht aufeinander. Wer sie an einem Vormittag zusammen losschickt, hat nach drei Wochen alles zurück statt nach zwölf.

Zwei Dokumente sind Schlüssel. Grundbuchauszug und Flurkarte brauchst Du nicht nur für sich, sondern als Anlage oder Angabe für fast jeden weiteren Antrag: Gemarkung, Flur und Flurstück stehen dort, und ohne diese drei Angaben nimmt keine der oben genannten Stellen einen Antrag entgegen. Deshalb sind sie Schritt eins, nicht Schritt fünf. Wie Du sie bekommst, steht unter Grundbuchauszug in Essen und Flurkarte in Essen.

Eine Kette gibt es doch. Wenn ein Bedarfsausweis nötig ist, braucht der Aussteller Angaben zu Bauteilen, Baujahr und Anbauten — und die stehen in der Bauakte. Die Bauakte gibt es nur mit Termin. Also hängt der Energieausweis am Archivtermin, und der Archivtermin hängt an der Antragstellung. Das ist die einzige echte Reihenfolge in der ganzen Liste.

Der Flaschenhals: das Bauaktenarchiv

Wenn ein Verkauf in der Vorbereitung steckenbleibt, liegt es in Essen fast immer an derselben Stelle. Die Bauakte gibt es nicht per Mausklick: Einsicht bekommen Eigentümer, Bevollmächtigte und Hausverwaltungen, nur auf Antrag und nach Terminabsprache. Das Archiv meldet sich, wenn die Akte bereitliegt — Nachfragen beschleunigt nichts. Kopien dürfen aus Datenschutzgründen nur von Bauzeichnungen, Bauscheinen sowie statischen Berechnungen und Plänen gefertigt werden. Und die Stadt weist ausdrücklich darauf hin, dass die Vollständigkeit der Akten nicht gewährleistet werden kann.

Genau dieser letzte Satz ist der Grund, warum der Antrag zuerst gestellt gehört. Fehlt in der Akte die Genehmigung für den ausgebauten Spitzboden oder für den Wintergarten, ändert das die Verkaufsstrategie — und diese Information willst Du haben, bevor Du einen Preis nennst, nicht wenn der Käufer sie findet. Was in der Akte steht und wie der Antrag läuft, steht unter Bauakte in Essen.

Der zweite Flaschenhals hat kein Amt und keine Öffnungszeit: die Hausverwaltung. Bei einer Eigentumswohnung machen die WEG-Unterlagen mehr als die Hälfte des Stapels aus, und niemand kann sie ersetzen. Wie Du sie so anforderst, dass sie ankommen, steht unter WEG-Unterlagen vom Verwalter anfordern.

Die Reihenfolge, mit der ich anfange

Ich arbeite in vier Wellen. Die Wellen bauen aufeinander auf, innerhalb einer Welle läuft alles gleichzeitig.

Diese Staffelung hat einen Nebeneffekt, den ich für den wichtigsten halte: Sie zwingt Dich, in Woche eins Fragen zu stellen, deren Antworten Du in Woche sechs sowieso brauchst. Der Rest ist Warten — und Warten kann man parallelisieren.

Was Du überspringen darfst und was nicht

Nicht jedes Objekt braucht jede Position. Eine Eigentumswohnung im dritten Obergeschoss braucht keine Kampfmittelauskunft, weil niemand dort in den Boden geht. Ein freistehendes Haus in Werden braucht keine Teilungserklärung. Die Auswahl folgt drei Fragen.

• Wird Erde bewegt? Dann gehören Altlasten und Kampfmittel dazu. In einer Stadt mit dieser Industriegeschichte ist das keine Übervorsicht, sondern der Normalfall. Mehr unter Altlastenauskunft Essen und Kampfmittelauskunft Essen.
• Liegt das Objekt über altem Bergbau? Im Essener Norden und Osten ist die Antwort meistens ja, im Süden entlang der Ruhr geht es um ältere, oberflächennahe Abbaue. Beides klärt die Bergbauauskunft.
• Gehört Grundstücksfläche dazu? Dann gehören Baulastenauskunft und Anliegerbescheinigung dazu, weil beide den Wert des Bodens betreffen und beide nicht im Grundbuch stehen. Mehr unter Baulastenverzeichnis abfragen und Erschließungs- und Anliegerbescheide finden.

Zwei Positionen überspringst Du nie. Der Energieausweis muss dem Interessenten nach § 80 Abs. 4 des Gebäudemodernisierungsgesetzes spätestens bei der Besichtigung vorgelegt werden — er gehört also vor das erste Exposé und nicht in den Notartermin. Und die Wohnfläche muss stimmen, weil der Kaufpreis über den Quadratmeterpreis gebildet wird.

Was eine Verzögerung wirklich kostet

Rechne es einmal durch, dann diskutierst Du nie wieder über Bearbeitungszeiten. Eine Wohnung mit 80 Quadratmetern in Holsterhausen liegt beim Immobilienrichtwert von 2.850 Euro je Quadratmeter rechnerisch bei 228.000 Euro. Zwei Prozent Preisnachlass, weil die Wohnflächenberechnung fehlt und der Käufer sicherheitshalber rundet, sind 4.560 Euro. Die Berechnung selbst kostet einen Bruchteil davon.

Dieselbe Rechnung in Kettwig mit 2.800 Euro je Quadratmeter ergibt fast denselben Betrag, in Stoppenberg mit 1.950 Euro entsprechend weniger. Die Kosten der Unterlagen sind überall gleich — der Erlös nicht. Deshalb lohnt sich vollständiges Papier im teuren Stadtteil doppelt und im günstigen mindestens einfach.

Der zweite Kostenblock ist unsichtbar: Zeit auf dem Markt. Ein Objekt, das online geht und dann drei Wochen auf eine Auskunft wartet, verliert genau die Interessenten, die am Anfang am schnellsten reagieren. Wie sich die Gesamtdauer eines Verkaufs zusammensetzt, steht unter Dauer eines Immobilienverkaufs; die vollständige Liste aller Unterlagen unter Unterlagen für den Immobilienverkauf.

Fünf Beschleuniger, die tatsächlich wirken

• Anträge vollständig stellen. Die häufigste Verzögerung ist eine Rückfrage. Gemarkung, Flur, Flurstück, Adresse, Eigentumsnachweis und Vollmacht gehören in jede erste Mail.
• Den Anlass nennen. Steht ein Notartermin, ein Banktermin oder ein Gerichtstermin fest, gib ihn an — mehrere Essener Ämter berücksichtigen das bei der Bearbeitung.
• Digital beantragen, wo es geht. Elektronische Grundbuchausdrucke und Kartenauszüge über den Geoshop sind billiger und schneller als der Schaltervorgang.
• Eine Vollmacht ausstellen. Wer den Makler oder einen Angehörigen bevollmächtigt, muss nicht selbst zu jedem Termin — gerade bei Erbfällen und bei Eigentümern, die nicht in Essen wohnen, spart das Wochen.
• Alte Papiere zuerst durchsehen. Im Hausordner liegen häufig Bauzeichnungen, alte Bescheide und die Teilungserklärung. Was Du schon hast, musst Du nicht beantragen — Du musst nur prüfen, ob es aktuell genug ist.

Und ein Bremser, der leicht zu vermeiden ist: Sammelanfragen an eine einzige Adresse. Die Stadt Essen ist keine Stelle, sondern viele. Ein Antrag an das falsche Amt wird nicht abgelehnt, sondern weitergeleitet — das kostet zwei Wochen, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hat.

Wenn mehrere Eigentümer beteiligt sind

Die Tabelle oben gilt für den einfachen Fall: ein Eigentümer, eine Unterschrift, eine Adresse. Sobald das nicht zutrifft, kommt eine eigene Zeitschiene dazu, und die ist häufig länger als alle Ämter zusammen.

Erbengemeinschaft. Anträge auf Bauakteneinsicht oder Altlastenauskunft setzen den Nachweis der Berechtigung voraus. Solange die Erben nicht im Grundbuch stehen, ist dieser Nachweis der Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Beides zu beschaffen dauert Wochen, und erst danach beginnen die Bearbeitungszeiten der Ämter überhaupt zu laufen. Wer erbt, sollte deshalb zuerst die Berechtigung klären und dann die Unterlagen bestellen — nicht umgekehrt.

Eigentümer im Ausland oder außerhalb von Essen. Jeder Termin, der persönliche Anwesenheit verlangt, wird dann zum Kalenderproblem. Die Lösung ist immer dieselbe: eine schriftliche Vollmacht, die Antragstellung, Akteneinsicht und Entgegennahme von Auskünften ausdrücklich umfasst. Für Erklärungen, die beglaubigt sein müssen, braucht es zusätzlich einen Notar.

Getrennte Ehepartner. Steht das Objekt im Miteigentum, unterschreiben beide oder es unterschreibt niemand. Das ist keine juristische Feinheit, sondern der häufigste Grund, warum in dieser Konstellation gar nichts vorangeht. Wie sich ein Verkauf in dieser Lage strukturieren lässt, steht unter Verkauf bei Scheidung.

Wenn eine Unterlage gar nicht mehr existiert

Das kommt öfter vor, als es sollte, und es ist kein Grund, den Verkauf zu verschieben. Die Stadt Essen weist selbst darauf hin, dass die Vollständigkeit der Bauakten nicht gewährleistet werden kann — Kriegsverluste, Umzüge von Archiven und schlicht verlorene Vorgänge gehören zur Realität einer alten Industriestadt.

Wichtig ist dann, wie Du mit der Lücke umgehst. Drei Regeln haben sich bewährt.

• Die Lücke dokumentieren. Eine kurze schriftliche Auskunft der Stelle, dass zu diesem Objekt nichts vorliegt, ist selbst ein Dokument. Sie ist weit mehr wert als ein Achselzucken im Besichtigungstermin.
• Ersatzquellen prüfen. Für Flächen hilft ein neues Aufmaß, für die Bausubstanz ein Sachverständigengutachten, für Rechte am Grundstück das Grundbuch, für frühere Genehmigungen manchmal die Unterlagen des Nachbarn, wenn beide Häuser aus derselben Bauakte stammen.
• Offen benennen. Eine bekannte und beschriebene Lücke ist ein Verhandlungspunkt. Eine verschwiegene ist ein Haftungsfall — welche Grenze dabei gilt, steht unter Mängel offenlegen.

Der Unterschied zwischen einem Objekt mit Lücke und einem Objekt mit Problem ist selten die Sache selbst. Es ist die Frage, ob der Verkäufer die Lücke kennt und benennen kann oder ob der Käufer sie entdeckt.

Fazit

Die Unterlagen kosten wenig Geld und viel Zeit, und beide Größen hängen fast nicht zusammen. Grundbuchauszug und Flurkarte sind die Schlüssel, weil Gemarkung, Flur und Flurstück in jedem weiteren Antrag stehen müssen — sie gehören in die erste Woche. Baulasten-, Altlasten-, Kampfmittel- und Bergbauauskunft sowie die Anliegerbescheinigung laufen völlig unabhängig voneinander und gehören deshalb gemeinsam losgeschickt. Der einzige echte Engpass ist das Bauaktenarchiv, weil es nur mit Termin arbeitet und weil ein Bedarfsausweis auf seine Angaben wartet; bei Eigentumswohnungen tritt die Hausverwaltung an dieselbe Stelle. Wer nacheinander arbeitet, braucht sechs bis zehn Wochen; wer in Wellen arbeitet, drei bis vier.

Stell Deine Liste zusammen: Der Unterlagen-Checkliste läuft direkt im Browser, legt seine Formel offen und speichert nichts.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Beschaffung aller Unterlagen insgesamt?

Nacheinander abgearbeitet sechs bis zehn Wochen, richtig parallelisiert drei bis vier — der Unterschied entsteht allein durch die Reihenfolge, nicht durch die Bearbeitungszeit der einzelnen Stellen.

Womit fange ich an?

Mit Grundbuchauszug und Flurkarte, weil Gemarkung, Flur und Flurstück in jedem weiteren Antrag stehen müssen, und gleichzeitig mit dem Antrag auf Bauakteneinsicht, weil das Archiv den längsten Vorlauf hat.

Was ist der Flaschenhals beim Hausverkauf?

Das Bauaktenarchiv, weil Einsicht nur auf Antrag und nach Terminabsprache möglich ist und das Archiv sich selbst meldet; bei Eigentumswohnungen ist es stattdessen die Hausverwaltung.

Was kostet der komplette Unterlagensatz?

Für ein normales Essener Haus liegen die Amtsgebühren zusammen meist unter dreihundert Euro; die größeren Posten sind Energieausweis und Wohnflächenberechnung, für die es keine amtlichen Tarife gibt.

Kann ich mehrere Auskünfte gleichzeitig beantragen?

Ja, und genau das ist der Hebel: Baulasten, Altlasten, Kampfmittel, Bergbau und Anliegerbescheinigung sind verschiedene Stellen mit eigenen Verfahren und warten nicht aufeinander.

Wie lange dauert ein Grundbuchauszug in Essen?

In der Regel wenige Tage; er kostet 10 Euro als einfacher und 20 Euro als amtlicher Ausdruck, elektronisch die Hälfte, und wird je nach Gemarkung beim Amtsgericht Essen, Essen-Borbeck oder Essen-Steele geführt.

Wann brauche ich einen Bedarfsausweis statt eines Verbrauchsausweises?

Bei Wohngebäuden mit weniger als fünf Wohnungen, deren Bauantrag vor Inkrafttreten der ersten Wärmeschutzverordnung gestellt wurde, ist der Bedarfsausweis Pflicht — es sei denn, das Gebäude erfüllte deren Anforderungsniveau schon bei der Fertigstellung oder wurde später darauf gebracht.

Ab wann muss der Energieausweis vorliegen?

Spätestens bei der Besichtigung, denn nach § 80 Abs. 4 des Gebäudemodernisierungsgesetzes hat der Verkäufer oder der Makler ihn dem Interessenten dann vorzulegen; ausgestellt wird er für zehn Jahre.

Wie lange dauert die Kampfmittelauskunft?

Der Kampfmittelbeseitigungsdienst nennt derzeit bis zu drei Wochen für die Luftbildauswertung, wobei das Eingangsdatum der vollständigen Unterlagen die Reihenfolge bestimmt und eine bevorzugte Bearbeitung nicht möglich ist.

Was beschleunigt die Bearbeitung wirklich?

Vollständige Anträge ohne Rückfragen, die Angabe eines feststehenden Notar-, Bank- oder Gerichtstermins, digitale Beantragung und eine Vollmacht, damit nicht jeder Termin persönlich wahrgenommen werden muss.

Muss ich alle Unterlagen vor der Vermarktung haben?

Nicht jede, aber die preisrelevanten: Grundbuchauszug, Flurkarte, Wohnfläche und Energieausweis gehören vor das erste Exposé, weil Käufer jede offene Frage als Risiko einpreisen und der Abschlag meist größer ausfällt als die Sache selbst.

Wer dir das hier schreibt

• Ausgezeichnet von CHIP, FOCUS, Properbird und dem Capital Makler-Kompass als Top-Immobilienmakler.
• Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet.
• Über 20 Jahre in Essen – inhabergeführt, keine Filiale einer Kette.
• Eigenes Handwerkernetz für Entrümpelung, Maler, Boden, Fliesen, Bad, Elektrik, Dach und Dämmung.

Alle Auszeichnungen findest du im Makler-Portfolio.

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Christian Gottschling
Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen. Über 400 Immobilienverkäufe, mehr als 1.000 Vermietungen und rund 4.000 verwaltete Wohneinheiten im Ruhrgebiet, dazu ein eigenes Handwerkernetz für alle Gewerke.

Weiterlesen: Immobilie verkaufen in Essen: der Wegweiser · Haus verkaufen in Essen

Zuletzt geprüft am 4. September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 18, 24, 26, 28, 43 WEG, §§ 127, 129, 133, 134 BauGB, §§ 8, 8a, 10, 12a KAG NRW, §§ 4, 5, 6, 8, 12, 48, 85 BauO NRW, §§ 79, 80 GModG, § 29 GBO. Zuständigkeiten: Bauaufsicht der Stadt Essen, Amt für Geoinformation, Vermessung und Kataster der Stadt Essen, Amtsgericht Essen als Grundbuchamt. Angaben zu Dauer und Kosten sind Erfahrungswerte, keine amtlichen Zusagen. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater.